Prepojenie firmy s KROSom a výber firmy pre import dokladov
Od verzie Jednoduchého účtovníctva ALFA plus 17.70 sa import dokladov z KROS aplikácií (KROS Fakturácia, KROS Firma, KROS Digitálna kancelária), práca s prílohami z Digitálneho archívu aj eFaktúra spúšťajú cez jedno spoločné prepojenie s KROSom. Prepojiť je možné iba jednu firmu. Návod popisuje, ako firmu prepojíte a ktorú si vybrať, ak ste doteraz sťahovali doklady z dvoch rôznych firiem.
Klient vystavuje faktúry v KROS Fakturácii vo svojej firme. Účtovníčka, ktorá mu vedie účtovníctvo v ALFA plus, má zakúpenú KROS Digitálnu kanceláriu, v ktorej eviduje jeho doklady v druhej firme (založenej s rovnakým názvom, IČO/DIČ). Doteraz si do ALFA plus sťahovala vystavené faktúry z firmy klienta a ostatné doklady (napr. bločky, došlé faktúry) z firmy v Digitálnej kancelárii. Po aktualizácii na novú verziu si musí vybrať iba jednu z týchto firiem.
Čo sa mení
Doteraz bolo možné importovať doklady z dvoch rôznych firiem na webe, teda z dvoch rôznych ID Company (IDC). Od novej verzie to už nie je možné. Dôvodom je technické obmedzenie siete Peppol (sieť na posielanie eFaktúr), na ktorú je možné napojiť iba jednu firmu s jedným DIČ.
Postup, ako nájsť a identifikovať ID Company, nájdete v návode Identifikačné číslo firmy pre KROS aplikácie.
Príprava pred prepojením firmy
Ak budete prepájať firmu s KROS Digitálnou kanceláriou, odporúčame pred prepojením naimportovať do účtovníctva všetky vystavené faktúry z KROS Fakturácie/KROS Firmy. Po prepojení ich už z tejto firmy priamo do programu nestiahnete.
Ak ste faktúry pred prepojením nenaimportovali, zostávajú v KROS Fakturácii/KROS Firme. Naimportujete ich do KROS Digitálnej kancelárie v prepojenej firme a z nej následne do účtovníctva. Postup nájdete v návode Prenos vystavených faktúr pri rôznych ID Company.
Spustenie prepojenia s KROSom
Po spustení novej verzie programu sa zobrazí okno s ponukou na prepojenie. Kliknutím na Chcem sa prepojiť rovno spustíte prepojenie.
Ak prepojenie hneď nenastavíte, program vás na neho upozorní pri prvom pokuse o import dokladov z KROS aplikácií. Bez prepojenia doklady stiahnuť nie je možné.
Prepojenie kedykoľvek nastavíte aj cez menu Firma – Nastavenia – Prepojenie s KROSom.
Prepojenie môže vykonať iba používateľ s právami správcu.
Výber a prepojenie firmy
- V okne Prepojenie s KROSom zaškrtnite voľbu Prepojiť s KROSom,
- otvorí sa sprievodca prepojením na webe, v ktorom sa zobrazia firmy s rovnakým DIČ ako firma v programe,
- vyberte firmu, ktorú chcete prepojiť,
- potvrďte tlačidlom Prepojiť firmu.
Ak ste doteraz používali dve firmy (KROS Fakturáciu/KROS Firmu klienta a vlastnú KROS Digitálnu kanceláriu), v zozname uvidíte viac firiem. Odporúčame vybrať firmu, v ktorej využívate KROS Digitálnu kanceláriu. Zachováte si tak doterajšie nastavenia importov, prílohy v účtovníctve aj synchronizovaný digitálny archív. Správnu firmu spoznáte podľa ID firmy.
Tlačidlom Založiť novú firmu môžete na webe vytvoriť úplne novú firmu. V takom prípade začínate od začiatku, bez väzby na doterajšie firmy.
Po úspešnom prepojení sa na webe zobrazí potvrdenie.
Posledným krokom je aktivácia eFaktúry, ktorú spustíte tlačidlom Aktivovať eFaktúru. Ide o registráciu na odosielanie a prijímanie eFaktúr cez sieť Peppol, ktorej súčasťou je aj overenie totožnosti firmy (tzv. KYC). Pre import dokladov z KROSu tento krok potrebný nie je, preto ho môžete dokončiť aj neskôr.
Vrátite sa do programu Jednoduché účtovníctvo ALFA plus, v ktorom sa tiež zobrazí oznam, že firma je prepojená s KROSom.
Import dokladov po prepojení
Import dokladov je po novom zjednotený. Namiesto samostatných volieb pre KROS Fakturáciu a KROS Digitálnu kanceláriu vyberiete v ponuke Import dokladov jednu voľbu Import faktúr z KROSu.
Zrušenie prepojenia s KROSom
Prepojenie zrušte iba v prípade, že ho z nejakého dôvodu potrebujete vypnúť alebo prepojiť inú firmu. Po zrušení totiž prestanú fungovať import dokladov, eFaktúra aj prístup k prílohám.
- Otvorte menu Firma – Nastavenia – Prepojenie s KROSom,
- odškrtnite voľbu Prepojiť s KROSom,
- v zobrazenej otázke potvrďte zrušenie tlačidlom Áno.
Po zrušení prepojenia nebudete môcť odosielať ani prijímať eFaktúry, nebude fungovať import dokladov z KROSu (faktúry, bločky, bankové výpisy) a k prílohám z Digitálneho archívu nebudete mať v programe prístup. Prílohy ani doklady sa nezmažú, zostávajú vo firme na webe. Ak prepojenie neskôr znova zapnete, vyberte tú istú firmu, aby ste mali k prílohám opäť prístup.