Prenos vystavených faktúr pri rôznych ID Company
Ak má podnikateľ zakúpenú a využíva aplikáciu KROS Fakturácia na vystavovanie svojich faktúr a zároveň jeho účtovník pre jeho firmu využíva aplikáciu KROS Digitálna kancelária, od verzie Podvojného účtovníctva OMEGA 29.60 a Jednoduchého účtovníctva ALFA plus 17.70 nie je možné importovať doklady do účtovníctva z oboch firiem súčasne.
Aj keď majú firmy rovnaké údaje, ako sú názov, IČO a DIČ, v rámci KROS aplikácií má každá firma vlastné identifikačné číslo – ID Company.
Pre zachovanie kontinuity účtovania a digitálneho archívu odporúčame pokračovať vo firme účtovníka, teda vo firme v KROS Digitálnej kancelárii, a následne z nej importovať doklady do účtovníctva.
Ak potrebujeme sprístupniť vystavené doklady do KROS Digitálnej kancelárie (napr. IDC 98765) z firmy podnikateľa (napr. IDC 12345), máme na výber z dvoch možností – ich hromadný export do formátu PDF z KROS Fakturácie a následný import do KROS Digitálnej kancelárie alebo zaslanie e-mailom.
Hromadný export/import odoslaných faktúr
Export vystavených faktúr v KROS Fakturácii
Vystavené doklady – odoslané faktúry alebo zálohové faktúry, ktoré chceme importovať do KROS Digitálnej kancelárie účtovníka (firma s IDC 98765), si v KROS Fakturácii (firma s IDC 12345) najskôr vyfiltrujeme. Zvolíme doklady podľa dátumu dodania, vyberieme požadované obdobie a klikneme na Použiť.
Vyfiltrované doklady exportujeme do formátu PDF.
Vytvorí sa zazipovaný súbor, ktorý si stiahneme do svojho zariadenia.
Stiahnutý zazipovaný súbor sprístupníme svojmu účtovníkovi alebo, ak máme prístup do účtovníkovej KROS Digitálnej kancelárie pre svoju firmu (IDC 98765), môžeme ho nahrať priamo do nej.
Import vystavených faktúr do KROS Digitálnej kancelárie
Ak chceme vystavené doklady importovať do KROS Digitálnej kancelárie (IDC 98765), stiahnutý zazipovaný súbor najskôr rozbalíme.
V časti Účtovné doklady nahráme doklady cez možnosť Nahrať doklady.
Zobrazí sa prieskumník a vyberieme zo svojho úložiska jeden alebo max. 50 súborov. Následne začne proces vyťažovania dokladov.
Doklady môžeme nahrať aj jednoduchým presunutím myšou (drag & drop) z priečinka s dokumentmi priamo do zoznamu dokladov. V tomto prípade nie je potrebné používať tlačidlo „Nahrať doklady“ – po pustení súborov sa ich nahrávanie spustí automaticky. Aj pri tomto spôsobe je možné naraz nahrať maximálne 50 súborov.
Pre správne zaevidovanie dokladov je dôležité, aby sme sa počas procesu ich načítavania neprepínali do inej záložky v aplikácii a aplikáciu nezatvárali.
Zaslanie odoslaných faktúr e-mailom
Vystavené doklady môžeme jednotlivo z KROS Fakturácie (firma s IDC 12345) zaslať e-mailom do KROS Digitálnej kancelárie (firma s IDC 98765).
Pre ich spracovanie v aplikácii KROS Digitálna kancelária (IDC 98765) nájdeme e-mailovú adresu pre Spracovanie dokladov v Nastaveniach vo firme, ktorú využíva účtovník.
E-mailovú adresu uvedieme v KROS Fakturácii (IDC 12345) pri odoslaní dokladu – priamo na doklade cez ikonu Odoslať v pravom hornom rohu nad dokladom alebo cez menu tri bodky a výber možnosti Odoslať. Skopírovanú e-mailovú adresu pre Spracovanie dokladov vložíme do poľa Komu alebo Kópia.
Odoslaním sa doklady dostanú do aplikácie KROS Digitálna kancelária jednotlivo. Hromadné odoslanie viacerých faktúr súčasne nie je možné.