Vystavenie a odoslanie eFaktúry v programe Jednoduché účtovníctvo ALFA plus
Vystavenie eFaktúry
- eFaktúry vystavíte v evidencii Obchod – Faktúry,
- pre ich odlíšenie odporúčame nastaviť si samostatný číselný rad cez Firma – Nastavenia – Číslovanie dokladov. Odporúčame pre každý číselný rad nastaviť jedinečné pravidlo číslovania (napr. OF majú číslovanie 10260001, 10260002 a OeFA číslovanie 260001, 260002,..).
- Na vystavenej faktúre pribudli nové náležitosti – eFaktúra, Utajované skutočnosti a Storno.
- Voľba eFaktúra sa na doklade zapne automaticky, ak ste dodávateľ – tuzemský platiteľ DPH a fakturujete odberateľovi, ktorý má vyplnené DIČ a pole Štát – Slovenská republika. Platí pre typy dokladov Faktúra – Tuzemsko, Tuzemský prenos daňovej povinnosti § 69, Tuzemské dodanie oslobodené od dane.
- Voľba eFaktúra sa vypne (eFaktúru nie je možné poslať), ak odberateľ nemá DIČ (napr. občan, neplatiteľ), na doklade zvolíte Utajované skutočnosti, Storno alebo ak vystavujete faktúru do zahraničia (napr. EÚ tovar, Tretie štáty).
- Voľbu Utajované skutočnosti použijete v prípade, ak vystavujete faktúru pre Slovenskú informačnú službu, Vojenské spravodajstvo alebo ak je plnenie spojené s utajovanou skutočnosťou, vyžaduje si utajovanú skutočnosť alebo plnenie obsahuje utajovanú skutočnosť.
- Storno je možné využiť len v prípade, ak potrebujete zrušiť faktúru, ktorá ešte nebola odoslaná odberateľovi (mailom alebo cez sieť Peppol). Bližšie informácie o funkcii Storno nájdete v návode.
- Povinné texty – ak je súčasťou faktúry aj povinná slovná informácia o uplatnenej sadzbe dane alebo oslobodení od dane a pre daný účtovný prípad zvolíte v ALFE plus príslušný Typ dokladu napr. Faktúra – Tuzemský prenos daňovej povinnosti – § 69 alebo Tuzemské dodanie oslobodené od dane, prednastaví sa automaticky povinný text:
- Povinný text nie je vždy programom automaticky prednastavený. Napr. ak zvolíte N sadzbu DPH pre Typ dokladu Faktúra – Tuzemsko, text vyberiete ručne podľa toho, o aký účtovný prípad sa jedná, napr. ak fakturuje položku – zálohové obaly.
Povinné texty sa na položke nastavia, ak zvolíte 0 alebo N sadzbu DPH. Texty, ktoré program doplní automaticky, nie je možné meniť. Uvedené texty prislúchajú danému účtovnému prípadu, musia byť presne zadefinované. Texty, kde nie je možné presne zadefinovať, o aký účtovný prípad ide, je potrebné vybrať ručne. Doplnené texty sa odosielajú aj na FSSR.
V prípade, že bude na doklade viac položiek s rovnakým riadkom DPH a s rôznou kombináciou povinných textov, eFaktúru nie je možné odoslať.
- položka dokladu:
- položka dokladu:
Zobrazí sa upozornenie, že faktúru nie je možné odoslať.
V takomto prípade je potrebné fakturovať položky samostatne na dva doklady.
Z pohľadu eFaktúry sú dôležité aj informácie zo záložky Texty (úvodný, záverečný text, dodacie a platobné podm., …). Do časti Poznámka uveďte informácie určené na doplnenie údajov pre FS (napr. VIN číslo, počet najazdených km, a/alebo počet dní/mesiacov od prvého uvedenia do prevádzky nového dopravného prostriedku a pod.).
Vystavená eFaktúra bude uložená v zozname spolu s ostatnými faktúrami.
Pre jej odlíšenie a bližšie informácie pribudli v zozname nové stĺpce:
- eFaktúra – na vystavenej faktúre je zakliknutá voľba eFaktúra,
- v časti Stav sa zobrazujú bližšie informácie o stave eFaktúry.
- Stĺpce eFaktúra a Stav sú sprístupnené automaticky. Pre podrobnejší prehľad je možné zapnúť (pravým klikom v zozname faktúr – Výber stĺpcov – Stĺpce) aj stĺpec Dátum a čas odoslania.
Odoslanie eFaktúry
Vystavenú eFaktúru odošlete cez voľbu Odošli doklad, kde je možnosť odoslať doklady jednotlivo alebo hromadne cez nasledujúce možnosti:
- Odošli doklad
- Odošli označené
- Odošli všetko
Zobrazí sa formulár Odoslanie dokladu, kde bude uvedené:
- Od – email odosielateľa dokladu. Prednastavený bude odosielateľ doklady@kros.sk. Ak chcete doklady odosielať z inej adresy, nastavíte si vlastný SMTP server v KROSe.
- Komu – emailová adresa odberateľa sa doplní automaticky, ak je v číselníku partnerov vyplnený email odberateľa alebo ho vpíšte ručne.
- Predmet – číslo dokladu a suma sa doplní automaticky.
- + Pridať prílohu – môžete pridať prílohu, ktorú potrebujete odoslať spolu s faktúrou. Pridať môžete aj viac príloh, max veľkosť príloh je do 10 MB. Do eFaktúry sa pribalia len súbory vo formáte PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX a ODS, ostatné súbory (napr. DOCX alebo ZIP) budú zaslané len e-mailom, nebudú súčasťou XML dokladu.
- Text emailu – je predvolený, v prípade potreby si ho môžete upraviť.
- Údaje k platbe – QR kód je len vizualizácia údajov, neslúži na úhradu, ďalej vidíme Splatnosť, VS a IBAN.
Po vyplnení údajov kliknete na Odoslať doklad a zobrazí sa informácia – Doklad bol odoslaný.
V stĺpci Stav bude uvedená informácia Odosiela sa – prebieha proces odosielania faktúry.
Po úspešnom odoslaní a doručení doručovacej službe odberateľa cez sieť Peppol sa stav zmení na Doručené odberateľovi.
Zároveň sa pri odoslaní eFaktúry odošle odberateľovi na email informácia o preposlanej faktúre. Cez odkaz Zobraziť faktúru si odberateľ môže doklad priamo z emailu zobraziť.
V zobrazenom digitálnom doklade je vizualizácia eFaktúry a tiež možnosť stiahnuť XML eFaktúry.
Vyplnenie poľa Komu je dobrovoľné. Ak ho necháte prázdne, odberateľovi e-mail s odkazom na digitálny doklad nepríde, eFaktúra mu však aj tak bude doručená cez sieť Peppol – na základe DIČ odberateľa. Do poľa Komu môžete zadať aj e-mail účtovníčky alebo vlastný e-mail, napríklad pre evidenciu.
Voľbu Odoslať doklad môžete využiť aj pre klasickú faktúru. Faktúra sa odošle odberateľovi a zároveň sa uloží do webovej firmy, vďaka čomu budete mať doklady na webe zhodné s tými v ALFE plus.
Ak faktúru po odoslaní upravíte, odporúčame ju znovu preposlať, aby mal odberateľ aktuálny doklad, ktorý sa zároveň aktualizuje aj vo webovej databáze.
Ak faktúru v ALFE plus vymažete, automaticky sa vymaže aj na webe.
Korekcia zaokrúhlenia
Pri eFaktúre sa môžete stretnúť s informáciou o vykonanej korekcii zaokrúhlenia.
Ide o korekciu pri výpočte súm na faktúre, aby doklad úspešne prešiel cez sieť Peppol. V žiadnom prípade nejde o úpravu súm uvedených vo faktúre, o tejto korekcii sa neúčtuje a neovplyvňuje ani celkovú sumu dokladu.
Po odoslaní eFaktúry, kde dôjde ku korekcii zaokrúhlenia, sa informácia zobrazí v mini infe.
Stavy odoslaných eFaktúr sa kontrolujú na pozadí v stanovených intervaloch (10 min) a priebežne sa aktualizujú. Aktualizovať ich môžete aj tlačidlom Obnov (v pravej hornej časti evidencie) alebo pri novom otvorení firmy.
Pri neúspešnom odoslaní sa môžu zobraziť nasledujúce stavy:
- Nedoručené odberateľovi – partner nie je registrovaný v sieti Peppol, nie je možné doručiť mu eFaktúru. Z vašej strany ste si povinnosť splnili, eFaktúru ste odoslali.
- Chyba – v programe po odoslaní eFaktúry prebieha kontrola. Ak odhalí chybné údaje na faktúre alebo z dôvodu technickej prekážky nie je možné faktúru odoslať, zobrazí sa informácia o chybe. Pre bližšie overenie príčiny, prečo nebola eFaktúra odoslaná, zapnite v časti Info voľbu Stav odosielania dokladov, kde nájdete bližší popis prečo sa doklad neodoslal. V prípade chýbajúcich/neúplných údajov na vystavenej faktúre odporúčame údaje upraviť/doplniť a odoslať faktúru opätovne.
Vzhľadom na povinné náležitosti eFaktúry prebiehajú v programe nové validácie na vyplnené údaje (ako je napr. partner, adresa, položky,…). Validácie sa spúšťajú automaticky pri odoslaní eFaktúry a prebiehajú aj pred vstupom do siete Peppol.
Úpravy už odoslanej eFaktúry
- Kópia – prevezme všetky údaje vrátane checku eFa.
- Oprava – na eFaktúre so stavom Doručená odberateľovi/Nedoručená odberateľovi je možné meniť len účtovné údaje (stĺpec PD, členenie, riadok DPFO, stredisko); všetko ostatné, čo sa stalo súčasťou nového štruktúrovaného XML formátu (napr. riadok DPH, platobné podmienky a pod.) je needitovateľné.
- Vymazanie – nie je možné pri eFaktúre už odoslanej cez sieť Peppol so stavom Doručená odberateľovi/Nedoručená odberateľovi ani pri technickej chybe (kým prebieha opakované odosielanie na pozadí). Pri validačnej chybe možno faktúru opraviť, vymazať aj znova odoslať. Doručenú eFaktúru už nemožno znova poslať ako eFaktúra – dá sa len opätovne odoslať virálny link odberateľovi.