Automatické vyťažovanie faktúr
V KROS Digitálnej kancelárii, v časti Účtovné doklady, môžeme evidovať tuzemské aj zahraničné faktúry a dobropisy. Údaje z došlých alebo odoslaných dokladov sú načítané vďaka elektronickému formátu .pdf – ISDOC alebo vďaka umelej inteligencii, ktorá je schopná vyťažiť základné údaje z dokladov a preklopiť ich do digitálnej podoby.
Doklad stačí odfotiť (alebo naskenovať) a nahrať do KROS Digitálnej kancelárie cez možnosť Nahrať alebo zaslať e-mailom na preddefinované e-mailové adresy. Aplikácia sama rozpozná a vyťaží údaje zo súboru do nového dokladu. Údaje môžeme v prípade potreby ďalej upravovať.
- Nahratie faktúr z úložiska
- Zasielanie faktúr e-mailom
- Nahratie faktúr cez mobilný telefón
- Práca s vyťaženými faktúrami
“ISDOC je formát elektronického dokumentu používaný na vytváranie, výmenu a spracovanie obchodných dokumentov, ako sú napríklad faktúry. Keď je ISDOC priložený do PDF faktúry, všetky potrebné informácie pre účtovníctvo sú uložené práve v nej.” Spracovanie dokladov je preto vďaka formátu ISDOC oveľa presnejšie, rýchlejšie – údaje sú načítané už do pár sekúnd, a výrazne sa znižuje riziko chýb pri spracovaní dokladov.
To, či faktúra vo formáte .pdf obsahuje prílohu ISDOC, zistíme po otvorení dokumentu. V aplikácii Adobe Acrobat Reader klikneme v pravej časti na ikonu sponky, ktorá zobrazí prílohy súboru.
V prípade, že sa faktúry vytvárajú v programe alebo v aplikácii od KROSU, vystavené doklady prílohu ISDOC obsahujú automaticky. Informácia o prílohe ISDOC je taktiež uvedená priamo na doklade.
V nastavení vzhľadu KROS Digitálnej kancelárie Zoznam dokladov v tabuľke si môžeme veľmi rýchlo zobraziť a filtrovať doklady podľa stavu ich spracovania, a teda či boli načítané umelou inteligenciou (spracované) alebo vďaka ISDOCU (spracované s vysokou presnosťou).
Nahratie dokladov z úložiska
V časti Účtovné doklady nahráme faktúry cez možnosť Nahrať doklady.
Po zvolení tejto možnosti sa zobrazí prieskumník, kde vyberieme jeden alebo viac súborov – max. 50 súborov. Následne sa do aplikácie pridá každý súbor samostatne ako nový doklad a automaticky sa k nemu pridá príloha.
Aplikácia sama rozpozná, o aký druh dokladu ide, pričom načítanie faktúr prebieha vďaka elektronickému formátu .pdf – ISDOC alebo vďaka umelej inteligencii, pričom došlú alebo odoslanú faktúru určí na základe partnerov. V prípade, ak aplikácia doklad neidentifikuje ako bloček, označí ho napr. ako Nezaradený, následne mu manuálne nastavíme typ dokladu na Bloček.
Podporovaný formát súborov je .pdf, .bmp, .png, .jpg, .jpeg, a .tiff. Každý doklad musí byť v samostatnom dokumente, tzn. nemôže byť zoskenovaných viac bločkov v jednom dokumente. Doklady vo formáte .pdf nesmú byť zaheslované. Podporovaná veľkosť súborov je max. 40 MB.
Nahratie bločkov cez mobilný telefón
V mobilnom telefóne sa prihlásime do aplikácie KROS Digitálna kancelária https://kancelaria.kros.sk/. Pre jednoduchší prístup v mobilnom telefóne si môžeme stiahnuť aplikáciu.
Fotenie bločkov
Pre načítanie nového bločku klikneme na ikonu fotoaparátu v pravom dolnom rohu.
Sprístupní sa možnosť Odfotiť doklad a bloček odfotíme. V prípade potreby môžeme zachytený snímok pred uložením ešte orezať.
Aj keď sa v QR kóde informácia o spôsobe úhrady nenachádza, aplikácia pomocou umelej inteligencie určí spôsob úhrady. V prípade potreby ho môžeme dodatočne zmeniť. Taktiež môžeme vybrať spôsob zaúčtovania dokladu, teda s akým textom a účtom bude doklad prenesený do Podvojného účtovníctva OMEGA, pridať poznámku alebo nastaviť štítky (SZČP).
Skenovanie bločkov
Po kliknutí na ikonu + v mobilnom telefóne (v pravom dolnom rohu) si môžeme vybrať možnosť Skenovať. Zobrazí sa skener pre QR kód.
- Pred naskenovaním QR kódu si môžeme vybrať spôsob zaúčtovania dokladu, teda s akým textom a účtom bude doklad prenesený do Podvojného účtovníctva OMEGA.
- Nakoľko sa v QR kóde informácia o spôsobe úhrady nenachádza, zvolíme, či pri nákupe prebehla platba v hotovosti alebo platobnou kartou. Doklad sa podľa toho neskôr prenesie do účtovníctva buď do okruhu PD alebo ID.
- Následne naskenujeme QR kód.
- Po jeho zoskenovaní aplikácia ponúkne možnosť odfotiť originál bločku. Ak ho odfotíme, automaticky sa uloží do KROS Digitálnej kancelárie v záložke Účtovné doklady.
Odfotený originál bločku sa v rámci importu dokladov do Podvojného účtovníctva OMEGA alebo Jednoduchého účtovníctva ALFA plus automaticky prenesie do prílohy k danému dokladu. Následne sa príloha automaticky zobrazí aj v časti Archív v aplikácii KROS Digitálna kancelária, pričom získava potrebné legislatívne náležitosti archivovaného dokumentu, tzn. kto a kedy archivoval.
Zasielanie bločkov e-mailom
V časti Nastavenia – Spracovanie dokladov nájdeme preddefinovanú e-mailovú adresu pre zasielanie dokladov prostredníctvom e-mailu.
Preddefinovanú e-mailovú adresu si môžeme z formulára skopírovať. Pre rýchlejšie použitie odporúčame uložiť si adresu do zoznamu kontaktov vo svojej poštovej schránke. Alebo si môžeme nastaviť automatizované preposielanie e-mailov vo svojom poštovom klientovi.
Aplikácia KROS Digitálna kancelária doklady automaticky spracuje a každú prílohu zaeviduje ako nový záznam.
Ak použijeme všeobecnú e-mailovú adresu, aplikácia sama rozpozná, o aký druh dokladu ide. Načítanie bločkov prebieha na základe QR kódu z eKasy alebo prostredníctvom umelej inteligencie. V prípade, ak aplikácia doklad neidentifikuje ako bloček, označí ho napr. ako Nezaradený, nastavíme mu manuálne typ dokladu na Bloček.
V prípade potreby je možné použiť tiež e-mailovú adresu s prefixom pre bločky, a to pd.jedinecnyemail@bezpapiera.kros.sk.
KROS Digitálna kancelária neprijíma e-maily zaslané na aliasy (alias sa používa na zaslanie jedného e-mailu na viaceré e-mailové adresy naraz). Tzn. e-mail zaslaný na alias, ktorého súčasťou je e-mailová adresa …@bezpapiera.kros.sk, nevie aplikácia spracovať. Bločky je potrebné zasielať na e-mailovú adresu uvedenú v časti Spracovanie dokladov.
Maximálna veľkosť e-mailu je 25 MB. Ak by mal e-mail väčšiu veľkosť, nebude doručený.
Aj v tomto prípade platí, že doklady je možné odosielať vo formáte .pdf, .jpg, .jpeg, .bmp, .tiff alebo .png. Odosielajú sa ako príloha e-mailu. Každý doklad musí byť v samostatnom dokumente, tzn. nemôže byť zoskenovaných alebo uložených viac bločkov v jednom dokumente a doklady vo formáte .pdf nesmú byť zaheslované. Maximálny počet príloh v rámci jedného e-mailu je 20 súborov.
V aplikácii Mail od Macu sa dokumenty alebo obrázky zobrazujú priamo v tele e-mailu, nie v prílohe. Takéto správy nedokáže KROS Digitálna kancelária spracovať, nakoľko číta len dokumenty v prílohe.
Prijaté e-maily KROS Digitálna kancelária automaticky spracuje a pozakladá záznamy v záložke Účtovné doklady, pričom platí:
- Pre každú prílohu z prijatého e-mailu vytvára samostatný záznam.
- Pre obrázky, ktoré boli v tele e-mailu a nie v prílohe, záznam nevytvára.
- Prázdny e-mail bez prílohy ignoruje a nevytvára žiadny záznam.
Práca s vyťaženými bločkami
Po založení záznamu v Účtovných dokladoch začne proces vyťažovania údajov z QR kódu alebo pomocou umelej inteligencie. KROS Digitálna kancelária automaticky načíta tieto údaje:
- partnera,
- číslo dokladu,
- dátum vystavenia,
- dátum dodania,
- sumu spolu aj s rozpisom hladín DPH,
- položky nákupu, ak bol bloček načítaný z QR kódu.
Počas procesu vyťažovania nie je možné dostať sa do dokladu. Až po jeho ukončení je sprístupnená ďalšia práca s dokladom.
Údaje načítané z QR kódu, ktorý bloček obsahuje, sú needitovateľné. Možné je iba nastaviť zaúčtovanie pre Podvojné účtovníctvo OMEGA a meniť spôsob úhrady. Ak používame v Podvojnom účtovníctve OMEGA viac číselných radov (napr. účtujeme viac pokladníc), môžeme v KROS Digitálnej kancelárii konkrétnemu bločku nastaviť iný číselný rad (na obrázku nižšie použitý číselný rad V2), do ktorého bude v účtovníctve importovaný.
Pri bločkoch zaslaných e-mailom, nahratých z úložiska alebo fotením cez mobilný telefón je spôsob úhrady načítaný automaticky pomocou umelej inteligencie, nakoľko QR kód túto informáciu neobsahuje. V prípade potreby ho môžeme dodatočne meniť.
Ak bol bloček platený v hotovosti a dochádza k jeho zaokrúhleniu z dôvodu centového vyrovnania, môže sa Suma spolu zobrazovať podsvietená na červeno. Nie je potrebné a ani možné túto sumu upravovať. Po importe do účtovníctva dôjde automaticky k správnemu zaúčtovaniu bločku i s centovým vyrovnaním.