Prepojenie firmy s KROSom a výber firmy pre import dokladov v Podvojnom účtovníctve OMEGA

Od verzie Podvojného účtovníctva OMEGA 29.60 sa import dokladov z KROS aplikácií (KROS Fakturácia, KROS Firma, KROS Digitálna kancelária), práca s prílohami z Digitálneho archívu aj eFaktúra spúšťajú cez jedno spoločné prepojenie s KROSom. Prepojiť je možné iba jednu firmu.

Návod popisuje, ako firmu prepojíte a ktorú si vybrať, ak ste doteraz sťahovali doklady z dvoch rôznych firiem.

Klient vystavuje faktúry v KROS Fakturácii vo svojej firme. Účtovníčka, ktorá mu vedie účtovníctvo v programe Podvojné účtovníctvo OMEGA, má zakúpenú KROS Digitálnu kanceláriu, v ktorej eviduje jeho doklady v druhej firme (založenej s rovnakým názvom, IČO a DIČ). Doteraz si do programu Podvojné účtovníctvo OMEGA sťahovala vystavené faktúry z firmy klienta a ostatné doklady (napr. bločky, došlé faktúry) z firmy v KROS Digitálnej kancelárii. Po aktualizácii na novú verziu si musí vybrať iba jednu z týchto firiem.

• Čo sa mení
• Príprava pred aktualizáciou
• Spustenie prepojenia s KROSom
• Výber a prepojenie firmy
• Import dokladov po prepojení

Čo sa mení

Doteraz bolo možné importovať doklady z dvoch rôznych firiem na webe, teda z dvoch rôznych ID Company (IDC). Od novej verzie to už nie je možné. Dôvodom je technické obmedzenie siete Peppol (sieť na posielanie eFaktúr), na ktorú je možné napojiť iba jednu firmu s jedným DIČ.

Postup, ako nájsť a identifikovať ID Company, nájdete v návode Identifikačné číslo firmy pre KROS aplikácie.

Príprava pred aktualizáciou

Ak budete prepájať firmu s KROS Digitálnou kanceláriou, odporúčame pred prepojením naimportovať do účtovníctva všetky vystavené faktúry z KROS Fakturácie/KROS Firmy. Po prepojení ich už z tejto firmy priamo do programu nestiahnete.

Ak pred prepojením nedošlo k importu odoslaných faktúr, zostávajú v KROS Fakturácii/KROS Firme. Naimportovať ich je možné do KROS Digitálnej kancelárie v prepojenej firme a následne ich z nej preniesť do účtovníctva. Postup nájdete v návode Prenos vystavených faktúr pri rôznych ID Company.

Spustenie prepojenia s KROSom

Prepojenie nastavíme cez menu Firma – Všeobecné nastavenia – Prepojenie s KROSom.

Prepojenie môže vykonať iba používateľ s právami správcu.

Ak prepojenie nenastavíme, program nás naň upozorní pri prvom pokuse o import dokladov z KROS aplikácií. Bez nastaveného prepojenia nie je možné doklady stiahnuť.

Po nainštalovaní verzie programu Podvojné účtovníctvo OMEGA 29.60 sa v ponuke Evidencia – Účtovné doklady, v záložke Domov, v hornom menu zobrazí možnosť importu z aplikácie KROS.

Ak by sme chceli importovať doklady z KROS aplikácií bez predchádzajúceho nastavenia prepojenia, program nás na jeho nastavenie upozorní. Všetky firmy majú v novej verzii voľbu Používať KROS automaticky vypnutú, preto je potrebné ju označiť. Po kliknutí na upozornenie nás program presmeruje do Všeobecných nastavení – Prepojenie s KROSom.

Výber a prepojenie firmy

• V okne Prepojenie s KROSom zaklikneme voľbu Prepojenie s KROSom,

• otvorí sa sprievodca prepojením na webe, v ktorom sa zobrazia firmy s rovnakým DIČ ako firma v programe,
• vyberieme firmu, ktorú chceme prepojiť,
• potvrdíme tlačidlom Prepojiť firmu.

Ak sme doteraz používali dve firmy (KROS Fakturáciu/KROS Firmu klienta a vlastnú KROS Digitálnu kanceláriu), v zozname uvidíme viac firiem. Odporúčame vybrať firmu, v ktorej sme využívali KROS Digitálnu kanceláriu. Zachováme si tak doterajšie nastavenia, prílohy v účtovníctve aj synchronizovaný digitálny archív. Správnu firmu spoznáme podľa ID firmy.

Tlačidlom Založiť novú firmu môžeme na webe vytvoriť úplne novú firmu. V takom prípade začneme od začiatku, bez väzby na doterajšie firmy.

Po úspešnom prepojení sa na webe zobrazí potvrdenie.

Posledným krokom je aktivácia eFaktúry, ktorú spustíme tlačidlom Aktivovať eFaktúru. Ide o registráciu na odosielanie a prijímanie eFaktúr cez sieť Peppol, ktorej súčasťou je aj overenie totožnosti firmy (tzv. KYC). Pre import dokladov z KROSu tento krok potrebný nie je, preto ho môžeme dokončiť aj neskôr.

Vrátime sa do programu Podvojné účtovníctvo OMEGA, v ktorom sa tiež zobrazí oznam, že firma je prepojená s KROSom.

Import dokladov po prepojení

Import dokladov je po novom zjednotený. Doklady z KROS Fakturácie a KROS Digitálnej kancelárie spustíme súčasne cez menu Evidencia – Účtovné doklady, kde v záložke Domov vyberieme možnosť KROS – Stiahni doklady z KROSu.