Porovnanie ponúk od dodávateľov

Zaradenie: Rozpočet (KROS platforma – stavebné aplikácie)

Potrebujete vyhodnotiť ponuky od viacerých dodávateľov a zistiť, kto dal najlacnejšiu cenu a či vôbec nacenil presne to, čo ste zadali? V KROS platforme na to slúži aplikácia Porovnanie ponúk. Do jednej tabuľky si postavíme svoj rozpočet a vedľa neho ponuky jednotlivých uchádzačov, a to až na úroveň jednotlivých položiek.

1. Kde nájdem Porovnanie ponúk

Aplikáciu otvoríme priamo v projekte:

1. Otvoríme projekt v KROS platforme.
2. V ľavom menu Projekt klikneme na Porovnanie ponúk.

Ak sa v projekte ešte žiadne porovnanie nerobilo, zobrazí sa hlásenie Porovnanie ponúk je prázdne a tlačidlo Nahrať porovnávací rozpočet.

Tip: Ak si chcete aplikáciu najprv vyskúšať, kliknite na Chcem si vyskúšať Porovnanie ponúk v DEMO projekte. Otvorí sa vzorový projekt s tromi už nahranými ponukami, kde nič nepokazíte.

2. Príprava zadania pre dodávateľov

Aby sa ponuky dali korektne porovnať, všetci uchádzači musia dostať to isté zadanie. Preto ho vyexportujeme z aplikácie Rozpočet:

1. V ľavom menu projektu otvoríme Rozpočet.
2. Prejdeme na záložku Import a export.

1. Klikneme na Exportovať – Rozpočet.

1. V okne Export rozpočtu nastavíme:
2. Rozsah – Celá stavba, alebo Vybrať vlastný rozsah, ak dávame naceniť len časť stavby (napr. jednu profesiu).
3. Formát výstupu – Zadanie (bez cien). Uchádzač tak dostane výkaz výmer bez našich cien.
4. Odporúčame ponechať zapnuté Zamknúť bunky v Exceli – dodávateľ potom do súboru dopĺňa len ceny.
5. Klikneme na Exportovať stavbu do Excelu.

Vyexportovaný súbor .xlsx rozošleme uchádzačom. Nacenené súbory, ktoré nám vrátia, budeme následne nahrávať do Porovnania ponúk.

Prečo je to dôležité: Porovnanie ponúk páruje položky podľa zadania. Ak si uchádzač položky premenuje, zmení množstvá alebo niektoré vymaže, program to nezahodí – označí to v Kontrole ponuky (viď bod 6).

3. Nahranie porovnávacieho rozpočtu

Porovnávací rozpočet je základ, s ktorým sa všetky ponuky porovnávajú – teda náš rozpočet s cenami.

1. V aplikácii Porovnanie ponúk klikneme na Nahrať porovnávací rozpočet.
2. Vyberieme jeden súbor vo formáte .xlsx (rozpočet vyexportovaný z aplikácie Rozpočet).

Po nahraní sa vytvorí Kolo: 1 a v tabuľke sa zobrazí štruktúra stavby – stavba (S), objekty (O), diely (D) a jednotlivé položky (K, M).

4. Nahranie ponúk od uchádzačov

1. Na záložke Základné klikneme na Nahrať ponuky.
2. Vyberieme nacenené súbory .xlsx. Označiť môžeme aj viac súborov naraz – každý sa nahrá ako samostatný uchádzač.

Každá nahraná ponuka sa v tabuľke zobrazí ako samostatná skupina stĺpcov s názvom uchádzača.

5. Ako čítať tabuľku porovnania

Vľavo sú stĺpce nášho porovnávacieho rozpočtu (Kód položky, Popis, MJ, Množstvo, J. cena, Celková cena), vpravo od nich nasledujú ponuky jednotlivých uchádzačov. Každá ponuka má stĺpce J. cena, Celková cena a Porovnanie.

• V hlavičke ponuky vidíme názov uchádzača a označenie Najlacnejšia (zelené) alebo Najdrahšia (červené).
• V stĺpci Porovnanie je percentuálny rozdiel voči nášmu rozpočtu: zelená šípka dole = ponuka je nižšia, červená šípka hore = ponuka je vyššia. Hodnota 0,00 znamená, že cena je rovnaká.
• Oranžový trojuholník upozorňuje, že s položkou alebo s celou ponukou nie je niečo v poriadku (napr. nevyplnená cena).

Tlačidlami Rozbaliť a Zbaliť stavbu sa prepíname medzi rekapituláciou a detailom po položkách. Rozbaliť rozbalí označenú vetvu, takže si vieme porovnať ceny aj v rámci jedného dielu.

6. Práca s konkrétnou ponukou

Keď klikneme do stĺpcov niektorej ponuky, jej stĺpce sa zvýraznia rámom a v pásme kariet sa objaví záložka s názvom uchádzača. Na nej sú všetky úkony pre danú ponuku:

• Kontrola ponuky – zobrazí rozdiely medzi ponukou a zadaním.
• Nahrať ponuku znova – prepíše ponuku novým súborom (napr. keď dodávateľ pošle opravenú verziu).
• Premenovať uchádzača – upraví názov v hlavičke stĺpcov.
• Vymazať ponuku – odstráni ponuku z aktuálneho kola.

Kontrola ponuky

Kontrolu otvoríme buď z tejto záložky, alebo kliknutím na oranžový trojuholník v hlavičke ponuky. Program vyhodnotí ponuku voči zadaniu v šiestich oblastiach:

• Pridané objekty a Odstránené objekty
• Pridané položky a Odstránené položky
• Zmenené položky – napr. Položka sa od zadania líši v: Množstvo
• Nevyplnená cena

Zelená fajka znamená, že v danej oblasti je všetko v poriadku. Oranžový trojuholník a číslo v zátvorke hovorí, koľko rozdielov program našiel.

Kliknutím na šípku pri riadku sa rozbalí zoznam konkrétnych položiek aj s objektom, kódom položky, popisom, MJ a množstvom. Zoznam si tlačidlom Exportovať do Excelu uložíme a môžeme ho poslať dodávateľovi na doplnenie.

7. Dva pohľady na porovnanie

V paneli nad tabuľkou je prepínač Pohľady:

• Porovnávať s rozpočtom – každá ponuka sa porovnáva s naším porovnávacím rozpočtom a v stĺpci Porovnanie vidíme percentuálny rozdiel.
• Porovnávať medzi sebou – ponuky sa porovnávajú navzájom. V každom riadku sa pri najlacnejšej ponuke zobrazí zelený pohár a pri najdrahšej červená šípka. Takto rýchlo zistíme, ktorý dodávateľ je najvýhodnejší na jednotlivé profesie, nie len na celú stavbu.

8. Nastavenie zobrazenia a vyhľadávanie

Na záložke Zobraziť je tlačidlo Nastavenie stĺpcov s dvomi možnosťami:

• Pridať alebo odobrať stĺpce – v okne Výber stĺpcov zapneme alebo vypneme stĺpce Úroveň, TV, ČP, Kód položky, Popis, MJ, Množstvo, J. cena, Celková cena.
• Obnoviť predvolené nastavenie – vráti zobrazenie do pôvodného stavu.

Konkrétnu položku nájdeme cez ikonu lupy (Vyhľadávanie). V Možnostiach vyhľadávania si vieme nastaviť, či má výsledok obsahovať všetky zadané slová, alebo aspoň jedno zadané slovo.

9. Kolá porovnania

Ak od dodávateľov žiadame prepracované ponuky, nemusíme prvé porovnanie mazať – založíme nové kolo.

Klikneme na tlačidlo Kolo: 1. V okne Kolá porovnania vidíme prehľad kôl s údajmi Kolo, Počet ponúk, Popis a Dátum vytvorenia.

• Nové kolo – vytvorí ďalšie kolo porovnania.
• Vymazať kolo – odstráni označené kolo.
• Do stĺpca Popis si môžeme dopísať vlastné označenie kola (napr. 2. výzva na doplnenie cien).
• Tlačidlom Vybrať sa prepneme do označeného kola.

10. Aktualizovanie porovnávacieho rozpočtu

Ak sa nám medzitým zmenil rozpočet, použijeme Aktualizovať porovnávací rozpočet. Program sa spýta, ako má aktualizáciu urobiť:

• Vytvoriť nové kolo – vytvorí sa nové kolo s novým porovnávacím rozpočtom, aktuálne kolo a jeho ponuky zostanú bez zmeny.
• Aktualizovať toto kolo – aktualizuje sa rozpočet tohto kola, pričom všetky ponuky kola budú nenávratne odstránené.

Odporúčame voliť Vytvoriť nové kolo. Pôvodné porovnanie tak zostane zachované ako doklad k výberu dodávateľa.

11. Export porovnania

Celé porovnanie si vieme uložiť mimo platformy:

1. Na záložke Základné klikneme na Exportovať tabuľku.
2. V okne Export tabuľky zvolíme Exportovať PDF alebo Exportovať Excel.

Exportuje sa tabuľka v takom rozsahu, v akom je práve zobrazená – teda podľa zvoleného kola, pohľadu (s rozpočtom / medzi sebou) aj podľa nastavených stĺpcov. Ak chceme v exporte detail po položkách, pred exportom tabuľku rozbalíme.

Súbor sa uloží pod názvom v tvare Názov stavby – Porovnanie ponúk – Kolo N (napr. DEMO projekt - Rodinný dom - Porovnanie ponúk - Kolo 1.xlsx). Výstup využijeme napríklad ako podklad k zápisu z výberu dodávateľa.

12. Zdieľanie Porovnania ponúk

Porovnanie vieme sprístupniť kolegom aj bez toho, aby sme im posielali súbory. Klikneme na ikonu osoby so znamienkom plus v pravom hornom rohu a v okne Zdieľanie Porovnania ponúk zadáme e-mailové adresy a vyberieme oprávnenie:

• Čitateľ – prezeranie Porovnania ponúk.
• Spolupracovník – tvorba a správa Porovnania ponúk.

Najčastejšie situácie

V ponuke chýbajú ceny za celý objekt. V stĺpcoch uchádzača sú prázdne hodnoty a oranžové trojuholníky. Otvoríme Kontrola ponuky a v časti Nevyplnená cena zistíme, ktoré položky dodávateľ nenacenil.

Ponuka je nápadne lacnejšia ako ostatné. Skontrolujeme Odstránené položky a Zmenené položky v Kontrole ponuky – uchádzač mohol položky vymazať alebo zmeniť množstvá, takže neponúka rovnaký rozsah prác.

Dodávateľ poslal opravenú ponuku. Klikneme do jeho stĺpcov, na záložke s jeho názvom zvolíme Nahrať ponuku znova a vyberieme nový súbor. Pôvodnú ponuku nie je potrebné mazať.