Šanóny pre register firemných automobilov

Pripravili sme pre Vás návod na vytvorenie šanóna pre evidenciu firemných automobilov. Pred samotným vytvorením šanónu v prvom rade porozmýšľajte, čo všetko chcete pri firemných vozidlách evidovať.

V našom príklade budeme v šanóne Firemné automobily evidovať nasledovné: Údaje o automobile (Značka a typ, Kategória, ŠPZ, VIN, Doplnková výbava, Dátum obstarania, Technický preukaz a Zelená  karta), Údaje o zverení vozidla (Komu je auto pridelené aj s dátumom, Stav tachometra a Stav vozidla pri prevzatí), Údržba vozidla (Dátum platnosti STK, EK, Zákonnej a havarijnej poistky, Diaľničnej známky, Priestor na naskenovanie faktúry a záručného listu).

Všeobecné informácie k šanónom nájdete v postupe Ako nastaviť Šanóny. Štruktúru dokumentu môžete vytvoriť vytvorením nového šanónu, skopírovaním z už existujúceho, zo vzoru alebo importom zo súboru.

Ukážeme si ako vytvoríme nový šanón.

V menu na ľavej strane klikneme na Šanóny a zobrazí sa zoznam už vytvorených šanónov. V pravom hornom rohu klikneme na tlačidlo Pridať.

Následne sa zobrazia všeobecné informácie k novému šanónu. Potrebné je vyplniť dve povinné polia: Názov šanónu Firemné automobily a Kód skratku názvu šanónu FIA.

Polia Popis a Kategória necháme prázdne. Vyberieme si Ikonu, ktorá nám pomôže pri orientácii v šanónoch.

Pokračujeme kliknutím na voľbu Štruktúra dokumentu – Vytvoriť novú.

Kliknutím na tlačidlo Pokračovať sa dostávame k tvorbe štruktúry šanónu. Zadáme políčka, ktoré chceme pri firemnom automobile evidovať a ich rozloženie.

Prvé tri tlačidlá z Rozloženia slúžia najmä pre grafickú prehľadnosť celého formulára.

Ďalšie tlačidlá z Formulárových položiek sú konkrétne dátové typy pre jednotlivé údaje, ktoré chceme evidovať.

Prvú sekciu nazveme „Údaje o automobile“ a budeme v nej evidovať základné údaje o firemnom vozidle.  Tieto údaje chceme mať v troch stĺpcoch. Klikneme myšou na tlačidlo 3 stĺpce a pretiahneme ho do veľkého prázdneho poľa Štruktúra.

HR systém si vyžiada zadanie názvu sekcie. Tu zadáme Údaje o automobile

Názov sa uloží a vidíme, že sa nám prvá sekcia vytvorila.

Teraz do tejto sekcie chceme vložiť prvé pole Značka a typ. Najvhodnejšia je formulárová položka Text. Klikneme na ňu a myšou ju presunieme do ľavého stĺpca v sekcii Údaje o automobile. Zobrazí sa Vám okno na vypísanie údajov. vyplníme Názov, ostatné políčka necháme prázdne a úplne dole označíme Povinné, pretože nechceme, aby niekto uložil kartu nového mobilného telefónu bez jeho názvu.

V sekcii Údaje o automobile máme pripravené prvé textové pole na zadanie značky a typu vozidla.

Rovnako budeme pokračovať s ďalším poľom Evidenčné číslo ŠPZ. Pretože ŠPZ obsahuje číslice aj písmená, použijeme dátový typ text. Potiahneme myšou do prostredného stĺpca  a ceruzkou ju pomenujeme ako Evidenčné číslo ŠPZ. Pole bude povinné a uložíme.

Pole Identifikačné číslo VIN obsahuje iba čísla, využijeme teda dátový typ číslo. V tomto prípade necháme pole ako nepovinné a uložíme. Rozpracovaný šanón bude vyzerať takto:

Ďalej si chceme pri vozidle evidovať, aká je k nemu doplnková výbava. Keby sme opäť použili pole pre text, ku každému novo zadávanému automobilu by sme museli ručne vypisovať, aká je jeho výbava a bolo by to zbytočne prácne. Výhodnejšie je použiť Označovacie pole, v ktorom si môžeme všetku výbavu vopred vypísať a pri každom vozidle len „označovať“, akú má výbavu.

Z pravej strany presunieme myšou položku Označovacie pole, a to pod Značku a typ automobilu (stále do rovnakej sekcie Údaje o automobile). Zobrazí sa okno na definovanie názvu označovacieho poľa. Zároveň tu vypíšeme výbavu, ktorú je možné pri automobile zadávať.  

Po uložení bude náš rozpracovaný šanón vyzerať nasledovne:

Ďalej si chceme evidovať Kategóriu motorových vozidiel. Použijeme políčko Výber a pri  každom vozidle vyberieme príslušnú kategóriu.

Z pravej strany pretiahneme myšou položku Výber pod Evidenčné číslo ŠPZ (stále do rovnakej sekcie Údaje o automobile). Vyplníme názov a vypíšeme kategórie, ktoré chceme vyberať.

Po uložení bude náš rozpracovaný šanón vyzerať takto:

V tejto sekcii Údaje o automobile ešte chceme evidovať Dátum obstarania vozidla. Postupujeme obdobne. Položku Dátum umiestnime pod Kategóriu motorových vozidiel do sekcie Údaje o automobile. Pomenujeme a uložíme.

Poslednou položkou do tejto sekcie je priestor na uloženie naskenovanej dokumentácie k automobilu (Technický preukaz a Zelená karta).

Opäť z pravej strany presunieme položku, tentoraz s názvom Nahrať súbory a opäť ju pomenujeme a uložíme. Prvá sekcia je hotová a vyzerá takto:

Rovnakým postupom vytvoríme aj sekciu s názvom Údaje o zverení vozidla, kde pre dátové polia použijeme z pravej strany položky Zamestnanci (aby sme nemuseli mená zamestnancov vypisovať) a Dátum. V poslednej sekcii Údržba vozidla ako dátové polia použijeme Dátumy a Nahrať súbory.

Sekcie potom budú vyzerať takto:

Ak máme štruktúru hotovú, klikneme na tlačidlo Uložiť. Keďže máme v štruktúre aj pole Zamestnanci, musíme ešte nastaviť pevnú väzbu na zamestnanca.

Pridaním pevnej väzby na zamestnanca záznam a jeho dokumenty môžete vidieť v detaile zamestnanca, archivovať záznamy v prípade deaktivácie zamestnanca a priradiť záznam do osobného spisu zamestnanca.

Kliknutím na voľbu Nastaviť väzbu označíme pole, ktoré bude väzbou na zamestnanca. V tomto prípade to bude pole Komu je auto pridelené. Ďalej zvolíme, či chceme, aby sa tieto záznamy o firemnom automobile automaticky ukladali do osobného spisu zamestnanca. Nastavenie uložíme kliknutím na tlačidlo Nastaviť.

Tým, že sme do štruktúry pridali aspoň jedno z polí Text, Email, Zamestnanci alebo Dátum, máme možnosť generovať názov záznamu na základe hodnôt týchto polí. Ako sa bude generovať názov pre záznamy v tomto šanóne, nastavíme v štruktúre v časti Generované názvy záznamov.

Kliknutím na tlačidlo Nastaviť vyberieme, z ktorého poľa sa má názov záznamu generovať. Chceme, aby sa názov záznamu generoval podľa Značky a typu automobilu, ŠPZ a podľa toho, komu je auto pridelené. Tieto tri polia pretiahneme do sivého poľa. Uložíme kliknutím na tlačidlo Nastaviť.

Uložíme štruktúru šanónu Firemné automobily. Ak sa do nej vrátime a klikneme na tlačidlo Pridať, systém nám ponúkne práve vytvorený formulár a môžeme vyplňovať informácie o prvom konkrétnom firemnom vozidle.

 Informácie  v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie.             17.07.2026