KROS Fakturácia a program Podvojné účtovníctvo OMEGA

KROS Fakturácia je webová aplikácia, v ktorej je možné vytvárať profesionálne faktúry a iné obchodné doklady. Prostredníctvom emailu vieme doklady posielať klientom priamo z aplikácie a po prepojení s programom Podvojné účtovníctvo OMEGA vieme doklady stiahnuť do Evidencie účtovných dokladov.

Vytvorenie prepojenia

Podmienkou pre správne prepojenie firiem je zhodné IČO v aplikácii KROS Fakturácia a v programe Podvojné účtovníctvo OMEGA. Prvé prepojenie vytvoríme cez menu Evidencia – Účtovné doklady – Fakturácia/Firma – Nastavenia. Prihlásime sa emailom, ktorý používame v KROS Fakturácii. Program automaticky na základe zhodných údajov prepojí firmu v záložke Nastavenie zaúčtovania.

Ak je vlastníkom firmy v KROS Fakturácii klient a účtovník nemá prístup do aplikácie, je potrebné o tento prístup požiadať. Klient pozve účtovníka do aplikácie pod emailom, ktorý využíva účtovník a pridelí mu rolu Účtovník. Týmto emailom sa následne účtovník prihlási pri zobrazení nastavení prepojenia.

Vybratú firmu v nastaveniach nie je možné meniť.

Po zvolení firmy si zadefinujeme syntetický a analytický účet pre skladové karty a služby, na ktoré sa majú účtovné prípady zaúčtovať.
Ak pri vytváraní faktúr v aplikácii KROS Fakturácia zvolíme Popis faktúry, v programe OMEGA sa prvotne pridelí syntetický a analytický účet na základe tohto Popisu.

Nastavenie číselných radov pre sťahovanie dokladov

Pre korektné stiahnutie dokladov do účtovníctva je dôležité rovnaké nastavenie číselných radov v programe a v aplikácii. Nastavenie musí byť zhodné v kóde číselného radu a vo formáte číslovania.

Kontrolu v programe vykonáme cez menu Firma – Nastavenie – Číslovanie dokladov. V stromovej štruktúre si zvolíme tuzemské doklady a cez možnosť Oprav otvoríme číselný rad odoslaných faktúr.

Kontrolu v KROS Fakturácii vykonáme v aplikácii cez Nastavenia (ozubené koliesko) v záložke Číslovanie dokladov.

Pri vytváraní dobropisov v aplikácii KROS Fakturácia je potrebné zmeniť číselný rad na OD. Ako správne vystaviť dobropis, aby sa stiahol do programu Podvojné účtovníctvo OMEGA nájdeme v postupe na našej stránke.

Stiahnutie dokladov

Import dokladov spustíme cez záložku Evidencia – Účtovné doklady – Fakturácia/Firma pomocou voľby Stiahni doklady z KROS Fakturácie.
Po stiahnutí dokladov program zobrazí hlášku o počte nových, zmenených, či nenaimportovaných dokladov z dôvodu chyby. Zoznam stiahnutých dokladov si zobrazíme cez link uvedený pod Výsledkom importu.

Prijatá záloha a čiastočne uskutočnená dodávka

Pre prijaté preddavky a následne odoslaný dobropis používame automatické účtovania:

• 15 OPF – Nový doklad – na zaúčtovanie tuzemskej odoslanej preddavkovej faktúry.
• 12 OF – S prijatým preddavkom – slúži na účtovanie OF za tovar/službu, na ktorú bol prijatý preddavok.
• 13 OF – S vyfaktur. preddavkom – zaúčtujeme OF za tovar/službu, na ktorú bol prijatý preddavok.
• 19 OD – Oprava základu dane §25 od. 1 a, b (dobropis) – slúži na účtovanie OD, ak nebol dodaný tovar/služba v rovnakej hodnote, v akej bola prijatá záloha.

Slovenský platiteľ DPH vystavil zálohovú faktúru v hodnote 2 800 eur, ktorej úhradu prijal na bankový účet. Následne vystavil faktúru k prijatej platbe na rovnakú sumu. Nasledujúci mesiac došlo k dodaniu, avšak iba v čiastke 2 400 eur s DPH. Na zvyšnú čiastku vystavil dobropis. Ako postupovať pri účtovaní?

Prijatý preddavok za tovar/službu

1. Zaevidovanie odoslanej preddavkovej faktúry

Odoslanú preddavkovú faktúru zaevidujeme v Evidencii účtovných dokladov v okruhu OPF – Odoslané preddavkové faktúry pomocou automatického účtovania 15 – OPF Nový doklad.

2. Inkaso preddavkovej faktúry

Následne zaúčtujeme inkaso odoslanej preddavkovej faktúry prostredníctvom automatického účtovania 1 PD/BV – Inkaso OF, DD.

3. Zaúčtovanie odoslanej faktúry k prijatej platbe

Faktúru zaúčtujeme v okruhu OF – Odoslané faktúry pomocou automatického účtovania 12 – OF s prijatým preddavkom. Vo formulári Rozpis DPH uvedieme hodnotu prijatého preddavku do riadku Preddavky.

Program Podvojné účtovníctvo OMEGA automaticky doplní v účtovnej časti riadok číslo 4 s odpočtom preddavku a typom sumy P. O výnose neúčtujeme, nakoľko ešte nedošlo k dodaniu tovaru/služby. Faktúra k prijatej platbe bude uvedená v daňovom priznaní k dani z pridanej hodnoty a v kontrolnom výkaze.

Pre lepší prehľad v saldokonte odporúčame na faktúre k prijatej platbe účtovať základ dane (vyfakturovaný preddavok) na iný analytický účet 324, ako bol použitý pri úhrade OPF.

4. Zaúčtovanie konečnej vyúčtovacej faktúry

Konečnú vyúčtovaciu faktúru zaevidujeme v okruhu OF – Odoslané faktúry s využitím automatického účtovania 13 OF – S vyfakturovaným preddavkom.

Po vybratí dokladu v riadku číslo 5 sa nám zobrazí hláška, ktorú potvrdíme voľbou NIE.

Keďže preddavok bol vyšší ako konečná vyúčtovacia faktúra, rozdiel sa prejaví v dobropise. DPH z faktúry bola odvedená na faktúre k prijatej platbe.

Ak je preddavok vyšší ako hodnota konečnej vyúčtovacej faktúry, je možné urobiť odpočet preddavku maximálne do výšky faktúry. Na zvyšnú časť je potrebné vystaviť dobropis.

5. Zaevidovanie odoslaného dobropisu

Keďže došlo k plneniu dodávky/služby v nižšej hodnote, na aký bol prijatý preddavok, rozdiel zaúčtujeme cez okruh OD – Odoslané dobropisy s použitím automatického účtovania 19 OD – Oprava základu §25 od. 1 a, b (dobropis). Odoslaný dobropis zaúčtujeme v čiastke rozdielu preddavku a konečnej vyúčtovacej faktúry.

Dobropis je potrebné z pohľadu saldokonta previazať s faktúrou k prijatej platbe.
Po vybratí dokladu v riadku číslo 2 sa nám zobrazí hláška, ktorú potvrdíme voľbou NIE.

Zaplatený preddavok, ak vôbec nedošlo k plneniu

• 15 OPF – Nový doklad – na zaúčtovanie tuzemskej došlej preddavkovej faktúry.
• 12 OF – S prijatým preddavkom – slúži na účtovanie OF za tovar/službu, na ktorú bol prijatý preddavok.
• 19 OD – Zníženie ceny § 53 ods.1 (dobropis) – slúži na účtovanie OD, ak nebol dodaný tovar/služba, na ktorý bola prijatá záloha.

1. Zaevidovanie odoslanej preddavkovej faktúry

Odoslanú preddavkovú faktúru zaevidujeme v Evidencii účtovných dokladov v okruhu OPF pomocou automatického účtovania 15 – OPF Nový doklad.

2. Inkaso preddavkovej faktúry

Následne uhradíme odoslanú preddavkovú faktúru pomocou automatického účtovania 1 – PD/BV Inkaso OF, DD.

3. Zaúčtovanie odoslanej faktúry k prijatej platbe

Faktúru zaúčtujeme v okruhu OF – Odoslané faktúry pomocou automatického účtovania 12 – OF s prijatým preddavkom. Vo formulári Rozpis DPH uvedieme hodnotu prijatého preddavku do riadku Preddavky. O výnose neúčtujeme, nakoľko ešte nedošlo k dodaniu tovaru/služby. Faktúra k prijatej platbe bude uvedená v daňovom priznaní k dani z pridanej hodnoty a v kontrolnom výkaze.

4. Zaevidovanie odoslaného dobropisu

Nakoľko nedošlo k dodaniu, vystavíme dobropis. Tento doklad zaevidujeme cez okruh OD – Odoslané dobropisy. Pre účtovanie použijeme automatické účtovanie 15 OD – Oprava základu §25 od. 1 a,b (dobropis). Namiesto výnosového účtu použijeme preddavkový účet z faktúry k prijatej platbe.

Po vybratí dokladu v riadku číslo 2 sa nám zobrazí hláška, ktorú potvrdíme voľbou NIE.