Kontrola zostatku pokladnice (PD) v EUD

Kontrola – evidenčný a účtovný stav pokladníc

Účtovná jednotka je povinná raz ročne vykonať inventarizáciu pokladnice a to ku dňu účtovnej závierky. Pri fyzickej inventúre zistíme skutočný stav peňažných prostriedkov v hotovosti. Tento stav je potrebné porovnať:

• na zostatok príslušného analytického účtu 211 v hlavnej knihe,
• na evidenčný zostatok v pokladničnej knihe v evidencii účtovných dokladov (EUD).

Kontrola evidenčného zostatku

Evidenčný stav je všetko, čo je zaevidované v pokladničnej knihe (v EUD v okruhu PD). Do evidenčného stavu program berie všetky doklady v EUD zadefinované v číselnom rade danej pokladnice bez ohľadu na to, či sú doklady správne zaúčtované, tzn. či majú zelený štvorček.

Program spočíta do evidenčného zostatku:

• Začiatočný zostatok – uvedený je v menu Číselník – Pokladnice – v záložke Začiatočný zostatok).

• Všetky plusové a mínusové obraty v EUD – vyberieme si konkrétnu evidenciu a číselný rad (napr. P1), ktorý chceme skontrolovať na analytický účet 211 v Hlavnej knihe (napr. na 211.100).

Na základe začiatočného stavu a všetkých príjmov a výdavkov vypočíta program evidenčný zostatok, ktorý sa musí rovnať tomu, čo máme fyzicky v pokladnici a tomu, čo máme v Hlavnej knihe na príslušnom účte 211.xxx.

Príklad:

• začiatočný stav:                              5 231,20 eura
• v pokladničnej knihe sú prírastky: + 6 000 + 500 + 520
• v pokladničnej knihe sú úbytky:     – 8 – 12 – 220 – 3 186 – 380 – 500 – 3 600 – 500 – 240 – 18  

Konečný evidenčný zostatok: 5 231,20 + 6 000 + 500 + 520 – 8 – 12 – 220 – 3 186 – 380 – 500 – 3 600 – 500 – 240 – 18 = 3 587,20 eura porovnáme s účtovným zostatkom v Hlavnej knihe na účte 211.

Cez menu Tlač – Účtovníctvo – Pokladničná kniha zistíme evidenčný zostatok na konkrétnej pokladnici. Tento zostatok nám musí sedieť s tým, čo sme zistili pri fyzickej inventúre, a s tým, čo máme na účte 211.xxx v Hlavnej knihe.

Kontrola účtovného zostatku

Účtovný zostatok je všetko, čo je zaúčtované na účte 211 v hlavnej knihe. Tento stav berie program zo všetkých dokladov, ktoré sú správne predkontované (majú zelený štvorček), a ktoré obsahujú príslušný analytický účet, napr. 211.100 (bez ohľadu na typ dokladu).

Cez menu Prehľady – Hlavná kniha vytlačíme zostavu za syntetický účet 211.

Začiatočné zostatky jednotlivých účtov program preberie do hlavnej knihy z interného dokladu, zaúčtovaného do obdobia Otvorenie.

Najčastejšie sa vyskytujúce chyby

Ak sa evidenčný a účtovný stav pokladnice nerovná, tak môžeme mať:

• nesprávne nastavený analytický účet v pokladnici – účet zadaný cez Číselník – Pokladnice musí byť rovnaký s účtom, ktorý je zadefinovaný cez Firma – Nastavenie – Číslovanie dokladov,

•  nesprávne uvedené znamienko v pokladničnom doklade, napr. pri výdaji do pokladnice je účet 211 zaúčtovaný na strane MD, ale v evidenčnej časti dokladu je uvedené znamienko +,

• doklad účtovaný v okruhu pokladničných dokladov neobsahuje účet 211,
  • Evidenčný stav – je v poriadku
  • Účtovný stav – nie je v poriadku
• pohyb hotovosti je zaúčtovaný na účet 211, ale v inom okruhu dokladov ako PD, (napr. v okruhu ID, DF)
  • Evidenčný stav – nie je v poriadku
  • Účtovný stav – je v poriadku

Chyby odhalí aj programová kontrola účtovníctva, ktorú spustíme cez menu Firma – Kontrola – Nová kontrola.