Import počiatočného saldokonta
Počiatočné saldokonto predstavuje nevyrovnané (nezaplatené) pohľadávky a záväzky z minulého obdobia. Program OMEGA nevyrovnané doklady automaticky prenáša pri prechode do ďalšieho roka. V programe tieto doklady evidujeme kvôli následnému párovaniu platieb.
Sme firma, ktorá začína pracovať v programe OMEGA od 1.1.2020. Z minulého obdobia, teda roku 2019 evidujeme tri nevysporiadané doklady, ktoré potrebujeme v programe zaevidovať do počiatočného saldokonta. Ako postupovať?
Počiatočné saldokonto môžeme zaevidovať tromi spôsobmi:
- Počiatočné saldokonto – funkciu nájdeme v hlavnom menu Evidencia – Účtovné doklady – záložka Hromadné zmeny.
V zobrazenom formulári si najskôr zvolíme aký typ dokladov ideme zaevidovať (pohľadávky/záväzky, tuzemské/zahraničné). Následne údaje o jednotlivých dokladoch vpisujeme priamo do tabuľky. Tieto stĺpce v tabuľke musia byť vyplnené povinne:
- Kód pre okruh, evidenciu a číselný rad
- Názov partnera
- Interné číslo
- Externé číslo
- Mena
- Kurz ECB
- Suma
- Syntetický účet
- Analytický účet.
Po vyplnení povinných údajov uložíme tlačidlom Zaeviduj do EUD, na základe čoho sa doklady zapíšu do Evidencie účtovných dokladov. Následne môžeme na doklady párovať bankové úhrady.
- Import Počiatočného saldokonta z Excelu – funkciu nájdeme v hlavnom menu Evidencia – Účtovné doklady – záložka Hromadné zmeny. Po kliknutí na tlačidlo Import saldokonta sa otvorí formulár, kde vyberáme cestu k importnému súboru.
Zoznam údajov, ktoré je možné importovať:
Typ dokladu (OF, OD, DF, DD, zOF, zOD, zDF, zDD alebo ich zmenené ekvivalenty)
- Interné číslo
- Externé číslo
- Partner
- IČO
- Účet1 IBAN
- Text
- Dátum dokladu
- Dátum splatnosti
- Suma
- Mena
- Kurz
- Syntetický účet
- Analytický účet.
Povinné údaje sú:
- Typ dokladu
- Interné číslo
- Partner
- Dátum dokladu
- Dátum splatnosti (pre vystavené doklady)
Stĺpce, ktoré importujeme musia byť nazvané tak, ako je uvedené v zozname vyššie. Avšak stĺpce môžu byť uvedené v rôznom poradí. Názvy stĺpcov nemusia obsahovať diakritiku a nemusia byť zachované veľké a malé písmená. Nepovinné údaje sú Účet1 IBAN, Text, Mena, Kurz, Syntetický účet a Analytický účet. Ak ich nechceme importovať, nemusíme ich do Excelu kopírovať.
Doklady sa importujú do 1. číselného radu v danom okruhu.
Súčasťou importu saldokonta je aj import partnerov. Ak sa partner uvedený na doklade nenachádza v číselníku partnerov, import ho pridá do číselníka ako nový záznam.
Ak je na doklade pre existujúceho partnera použitý iný IBAN ako je uvedený v číselníku partnerov, import ho pridá ako ďalší účet.
Údaje v stĺpcoch Dátum dokladu a Dátum splatnosti uvádzame v poradí deň, mesiac, rok napríklad 10.09.2019
Pri opakovanom importe saldokonta program porovnáva údaje podľa Názvu partnera, IČO, Typ dokladu a Interného čísla. Tieto kritéria nie je možné meniť. Opakovaný import saldokonta pridá nové záznamy a aktualizuje existujúce.
Hlavička musí byť v importnom súbore uvedená v prvom riadku. Ak importný súbor obsahuje viac hárkov, importuje sa iba prvý hárok.
- Ručné zaevidovanie dokladov – doklady môžeme nahrať ručne v Evidencii účtovných dokladov. Na doklade vyplníme Partnera, nastavíme obdobie Otvorenie a zapneme voľbu Neúčtovať. Stačí ak doklad obsahuje saldokontný účet (napr. 321,311), nemusí byť celý predkontovaný nakoľko sa neúčtuje.
Počiatočné saldokonto môžeme skontrolovať cez menu Prehľady – Saldokonto po položkách, za obdobie od Otvorenie do Otvorenie a vyberieme Nevyrovnané doklady.