Načítanie bločkov do aplikácie
V KROS Digitálnej kancelárii, časti Účtovné doklady, môžeme bločky nahrať niekoľkými spôsobmi.
Aplikácia sama rozpozná a vyťaží údaje z QR kódu, ktorý bloček z eKasy obsahuje. Ak sa na bločku QR kód nenachádza, resp. je poškodený, údaje vyťaží umelá inteligencia.
Načítať môžeme doklady za nákup tovaru/služieb alebo vrátenie tovaru, doklad za inkaso faktúr či úhradu dobropisov.
- Nahratie bločkov cez mobilný telefón
- Nahratie bločkov z úložiska
- Zasielanie bločkov e-mailom
- Práca s vyťaženými bločkami
Nahratie bločkov cez mobilný telefón
V mobilnom telefóne sa prihlásime do aplikácie KROS Digitálna kancelária https://kancelaria.kros.sk/. Pre jednoduchší prístup v mobilnom telefóne si môžeme stiahnuť aplikáciu.
Fotenie bločkov
Pre načítanie nového bločku klikneme na ikonu fotoaparátu v pravom dolnom rohu.
Sprístupní sa možnosť Odfotiť doklad a bloček odfotíme. V prípade potreby môžeme zachytený snímok pred uložením ešte orezať.
Aj keď sa v QR kóde informácia o spôsobe úhrady nenachádza, aplikácia pomocou umelej inteligencie určí spôsob úhrady. V prípade potreby ho môžeme dodatočne zmeniť. Taktiež môžeme vybrať spôsob zaúčtovania dokladu, teda s akým textom a účtom bude doklad prenesený do Podvojného účtovníctva OMEGA, pridať poznámku alebo nastaviť štítky (SZČP).
Skenovanie bločkov
Po kliknutí na ikonu + v mobilnom telefóne (v pravom dolnom rohu) si môžeme vybrať možnosť Skenovať. Zobrazí sa skener pre QR kód.
- Pred naskenovaním QR kódu si môžeme vybrať spôsob zaúčtovania dokladu, teda s akým textom a účtom bude doklad prenesený do Podvojného účtovníctva OMEGA.
- Nakoľko sa v QR kóde informácia o spôsobe úhrady nenachádza, zvolíme, či pri nákupe prebehla platba v hotovosti alebo platobnou kartou. Doklad sa podľa toho neskôr prenesie do účtovníctva buď do okruhu PD alebo ID.
- Následne naskenujeme QR kód.
- Po jeho zoskenovaní aplikácia ponúkne možnosť odfotiť originál bločku. Ak ho odfotíme, automaticky sa uloží do KROS Digitálnej kancelárie v záložke Účtovné doklady.
Odfotený originál bločku sa v rámci importu dokladov do Podvojného účtovníctva OMEGA alebo Jednoduchého účtovníctva ALFA plus automaticky prenesie do prílohy k danému dokladu. Následne sa príloha automaticky zobrazí aj v časti Archív v aplikácii KROS Digitálna kancelária, pričom získava potrebné legislatívne náležitosti archivovaného dokumentu, tzn. kto a kedy archivoval.
Nahratie bločkov z úložiska
V časti Účtovné doklady nahráme bločky cez možnosť Nahrať doklady.
Po zvolení tejto možnosti sa zobrazí prieskumník, kde vyberieme jeden alebo viac súborov – max. 50 súborov. Následne sa do aplikácie pridá každý súbor samostatne ako nový doklad a automaticky sa k nemu pridá príloha.
Podporovaný formát súborov je .pdf, .bmp, .png, .jpg, .jpeg, a .tiff. Každý doklad musí byť v samostatnom dokumente, tzn. nemôže byť zoskenovaných viac bločkov v jednom dokumente. Doklady vo formáte .pdf nesmú byť zaheslované. Podporovaná veľkosť súborov je max. 40 MB.
Zasielanie bločkov e-mailom
V časti Nastavenia – Spracovanie dokladov nájdeme preddefinovanú e-mailovú adresu pre zasielanie dokladov prostredníctvom e-mailu.
Preddefinovanú e-mailovú adresu si môžeme z formulára skopírovať. Pre rýchlejšie použitie odporúčame uložiť si adresu do zoznamu kontaktov vo svojej poštovej schránke. Alebo si môžeme nastaviť automatizované preposielanie e-mailov vo svojom poštovom klientovi.
Aplikácia KROS Digitálna kancelária doklady automaticky spracuje a každú prílohu zaeviduje ako nový záznam.
Ak použijeme všeobecnú e-mailovú adresu, aplikácia sama rozpozná, o aký druh dokladu ide. V prípade potreby je možné použiť tiež e-mailovú adresu s prefixom pre bločky, a to pd.jedinecnyemail@bezpapiera.kros.sk.
KROS Digitálna kancelária neprijíma e-maily zaslané na aliasy (alias sa používa na zaslanie jedného e-mailu na viaceré e-mailové adresy naraz). Tzn. e-mail zaslaný na alias, ktorého súčasťou je e-mailová adresa …@bezpapiera.kros.sk, nevie aplikácia spracovať. Bločky je potrebné zasielať na e-mailovú adresu uvedenú v časti Spracovanie dokladov.
Maximálna veľkosť e-mailu je 25 MB. Ak by mal e-mail väčšiu veľkosť, nebude doručený.
Aj v tomto prípade platí, že doklady je možné odosielať vo formáte .pdf, .jpg, .jpeg, .bmp, .tiff alebo .png. Odosielajú sa ako príloha e-mailu. Každý doklad musí byť v samostatnom dokumente, tzn. nemôže byť zoskenovaných alebo uložených viac bločkov v jednom dokumente a doklady vo formáte .pdf nesmú byť zaheslované. Maximálny počet príloh v rámci jedného e-mailu je 20 súborov.
V aplikácii Mail na zariadeniach s operačným systémom iOS sa dokumenty alebo obrázky zobrazujú priamo v tele e-mailu, nie v prílohe. Takéto správy nedokáže KROS Digitálna kancelária spracovať, nakoľko číta len dokumenty v prílohe.
Prijaté e-maily KROS Digitálna kancelária automaticky spracuje a pozakladá záznamy v záložke Účtovné doklady, pričom platí:
- Pre každú prílohu z prijatého e-mailu vytvára samostatný záznam.
- Pre obrázky, ktoré boli v tele e-mailu a nie v prílohe, záznam nevytvára.
- Prázdny e-mail bez prílohy ignoruje a nevytvára žiadny záznam.
Práca s vyťaženými bločkami
Po založení záznamu v Účtovných dokladoch začne proces vyťažovania údajov z QR kódu alebo pomocou umelej inteligencie.
Počas procesu vyťažovania nie je možné dostať sa do dokladu. Kým prebieha načítanie dokladu, neprepíname sa do inej záložky v aplikácii a ani aplikáciu nezatvárame. Až po ukončení načítania je sprístupnená ďalšia práca s dokladom.
KROS Digitálna kancelária automaticky načíta tieto údaje:
- partnera,
- číslo dokladu,
- dátum vystavenia,
- dátum dodania,
- sumu spolu aj s rozpisom hladín DPH,
- položky nákupu, ak bol bloček načítaný z QR kódu.
Aplikácia sama rozpozná, o aký druh dokladu ide, pričom načítanie bločkov prebieha na základe QR kódu z eKasy alebo prostredníctvom umelej inteligencie. V prípade, ak umelá inteligencia neidentifikuje doklad ako bloček, označí ho napr. ako Nezaradený, následne mu manuálne nastavíme typ dokladu na Bloček.
Údaje načítané z QR kódu, ktorý bloček obsahuje, sú needitovateľné. Možné je iba nastaviť zaúčtovanie pre Podvojné účtovníctvo OMEGA a meniť spôsob úhrady. Ak používame v Podvojnom účtovníctve OMEGA viac číselných radov (napr. účtujeme viac pokladníc), môžeme v KROS Digitálnej kancelárii konkrétnemu bločku nastaviť iný číselný rad (na obrázku nižšie použitý číselný rad V2), do ktorého bude v účtovníctve importovaný.
Bločky sú do účtovníctva importované vždy na základe spôsobu úhrady. Ak bola platba uskutočnená v hotovosti, bločky sa automaticky zaradené do okruhu Pokladničných dokladov. V prípady úhrady platobnou kartou, sa importujú do okruhu Interných dokladov.
Pri bločkoch zaslaných e-mailom, nahratých z úložiska alebo fotením cez mobilný telefón je spôsob úhrady načítaný automaticky pomocou umelej inteligencie, keďže QR kód túto informáciu neobsahuje. V prípade potreby ho môžeme dodatočne meniť.
Ak bol bloček platený v hotovosti a dochádza k jeho zaokrúhleniu z dôvodu centového vyrovnania, môže sa Suma spolu zobrazovať podsvietená na červeno. Nie je potrebné a ani možné túto sumu upravovať. Po importe do účtovníctva dôjde automaticky k správnemu zaúčtovaniu bločku i s centovým vyrovnaním.