Vyplnenie údajov zamestnancom v KROS HR systéme

Potrebujete od zamestnanca vyplniť osobné alebo pracovné údaje? Zabudnite na desiatky
e-mailov, telefonátov a neprehľadnú komunikáciu. Jednoducho mu pošlite formulár na vyplnenie – raz-dva!

Jednoduchý proces pre HR aj zamestnanca

1. Výber zamestnanca a nastavenie prístupu

V prípade, že sa rozhodnete odoslať formulár na vyplnenie jednému zamestnancovi, v menu Zamestnanci vyberte konkrétneho zamestnanca a kliknite na možnosť Poslať vyplniť.

Ak chcete formulár na vyplnenie odoslať viacerým zamestnancom naraz, v menu Zamestnanci ich najskôr označte a následne vyberte možnosť Akcie – Poslať vyplniť.

V sekcii 1.Kto má vyplniť, je taktiež možné hromadne vybrať ďalších zamestnancov, ktorým má byť formulár odoslaný. Títo zamestnanci musia mať vyplnený e-mail pre elektronickú komunikáciu.Prístup k formuláru je časovo obmedzený. Konkrétny dátum je možné nastaviť pomocou kalendára zobrazeného na konci riadka. Po uplynutí lehoty už nebude možné formulár upravovať.

2. Výber polí na vyplnenie

V sekcii 2. Ktoré polia má vyplniť skontrolujte základné údaje, ako meno a priezvisko, a následne určite, ktoré ďalšie polia má zamestnanec vyplniť. Vybrať môžete základné aj rozšírené údaje podľa preddefinovanej šablóny v KROS HR systéme.

3. Pridelenie prístupu a odoslanie formulára

Kliknutím na tlačidlo Prideliť prístup môžete určiť, či má byť prístup zamestnancovi pridelený ihneď alebo neskôr. Pred samotným odoslaním odkazu môžete doplniť text správy, ktorá sa zobrazí zamestnancovi.

4. Vyplnenie formulára zamestnancom

Zamestnanec si vo svojej e-mailovej schránke nájde odkaz na formulár. Po jeho otvorení doplní požadované údaje (napr. osobné údaje, pracovnú pozíciu a pod.) a formulár uloží.

Vyplnené údaje sa automaticky uložia do systému a sú pripravené na ďalšie spracovanie.

Ideálne riešenie aj pre onboarding

Tento postup je ideálny najmä pri nástupe nového zamestnanca:

• všetky potrebné údaje vyplní ešte pred nástupom,
• HR oddelenie má všetko pripravené vopred,
• nový kolega má jednoduchý a profesionálny štart.

Prečo sa oplatí digitalizovať

• šetríte čas sebe aj zamestnancom,
• minimalizujete chyby pri prepise údajov,
• máte prehľad o tom, čo už bolo vyplnené,
• zvyšujete komfort a moderný dojem z HR procesov.

Bezpečnosť a kontrola

Formuláre sú prístupné len počas stanoveného obdobia a zamestnanec vidí iba tie údaje, ktoré má vyplniť. Máte tak plnú kontrolu nad tým, kto a kedy k údajom pristupuje.

Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 25. 05. 2026