Spracovanie dokladov v KROS Firme

Šetrite svoj čas a stavte na účtovníctvo bez manuálneho prepisovania dokladov. Doklady stačí cez e-mail preposlať do KROS Firmy. Tá ich automaticky spracuje, rozpozná jednotlivé údaje a každú prílohu zaeviduje ako nový záznam v evidencii Výdavky.

Ako postupovať

V časti Nastavenia – Spracovanie dokladov nájdeme preddefinované e-mailové adresy, na ktoré je potrebné preposielať doklady. Ak chceme zber dokladov ešte viac zefektívniť, môžeme túto zbernú e-mailovú adresu poskytnúť priamo svojim dodávateľom. Nielenže sa tak zníži riziko straty dokladov, ale urýchli sa aj proces ich odovzdávania.

Preddefinovanú e-mailovú adresu je možné z formulára skopírovať. Pre rýchlejšie použitie, odporúčame uložiť si jednotlivé adresy do zoznamu kontaktov vo svojej poštovej schránke.

Pre každý druh dokladu je pridelená samostatná e-mailová adresa. Jednotlivé druhy dokladov je teda potrebné posielať v samostatných e-mailoch, napr. došlé faktúry bude používateľ preposielať na e-mailovú adresu uvedenú v časti Došlé faktúry a pod.

Ak by sme omylom poslali doklad na nesprávnu e-mailovú adresu, resp. by sme poslali v jednom e-maily aj doklad z iného okruhu ako ostatné, okruh už po načítaní do KROS Firmy nie je možné zmeniť. Takýto doklad je možné v KROS Firme vymazať a preposlať ho nanovo.

KROS Firma neprijíma e-maily, ktoré sú zasielané na aliasy (alias sa používa na zaslanie jedného e-mailu na viaceré e-mailové adresy naraz). Tzn. e-mail zaslaný na alias, ktorého súčasťou je e-mailová adresa …@bezpapiera.kros.sk, nevie KROS Firma spracovať. Doklady je potrebné zasielať na e-mailové adresy uvedené v časti Spracovanie dokladov.

Maximálna veľkosť e-mailu je 25 MB. V prípade, že by mal e-mail väčšiu veľkosť, nebude doručený.

Doklady je možné odosielať vo formáte .pdf, .jpg, .jpeg, .bmp, .tiff, .docx, .xlsx. alebo .png. Odosielajú sa ako príloha emailu. Každý doklad musí byť v samostatnom dokumente, tzn. nemôže byť zoskenovaných / uložených viac faktúr v jednom .pdf dokumente a doklady vo formáte .pdf nesmú byť zaheslované. Maximálny počet príloh v rámci jedného e-mailu je 20 súborov.

KROS Firma neprijíma e-maily, ktoré sú zasielané na aliasy (alias sa používa na zaslanie jedného e-mailu na viaceré e-mailové adresy naraz). Tzn. e-mail zaslaný na alias, ktorého súčasťou je e-mailová adresa …@bezpapiera.kros.sk, nevie KROS Firma spracovať. Doklady je potrebné zasielať na e-mailové adresy uvedené v časti Spracovanie dokladov.

Poslané e-maily KROS Firma automaticky spracuje a pozakladá záznamy, pričom platí:

• pre každú prílohu z prijatého e-mailu vytvára samostatný záznam v evidencii Výdavky,
• pre obrázky, ktoré boli v tele e-mailu a nie v prílohe, záznam nevytvára,
• pre nepodporované formáty súborov záznam nevytvára,
• prázdny e-mail bez prílohy ignoruje a nevytvára žiadny záznam.
  

Po založení záznamu v evidencii Výdavky začne proces vyťažovania údajov. KROS Firma dokáže automaticky načítať tieto údaje:

• partnera,
• číslo dokladu,
• variabilný symbol,
• IBAN,
• dátumy,
• sadzby DPH a sumu dokladu.
  

Počas procesu vyťažovania nie je možné dostať sa do dokladu. Až po jeho ukončení je sprístupnená ďalšia práca s dokladom.