Založenie novej firmy
Pri prvom spustení programu OMEGA sa zobrazí okno prihlásenie užívateľa k databáze. Na začiatku nám program ponúkne prihlásenie do databázy Omega – skúšobný príklad, ktorý je cvičnou databázou prístupnou pre každého užívateľa programu. V tejto databáze si môžeme simulovať rôzne funkčnosti a prípady, ktoré nechceme zadávať do svojej „živej“ databázy. Prihlasovacie meno do skúšobného príkladu je vždy Správca, bez hesla. Prihlásenie potvrdíme tlačidlom OK.
Ak chceme založiť vlastnú firmu, urobíme tak cez záložku Firma – Nová. Zobrazí sa okno kde je možné vybrať spôsob založenia firmy, a to buď ako nová firma, alebo ako kópia z existujúcej firmy. Pri výbere kópie si program vytvorí kópiu z existujúcej firmy, čím môžeme prevziať jednotlivé číselníky, ako sú napr. nastavenia, partneri, účtovný rozvrh a pod.
Po výbere jednej z týchto možností sa zobrazí formulár, v ktorom je potrebné si vyplniť názov novej firmy a účtovný rok – či už kalendárny alebo hospodársky.
Program Podvojné účtovníctvo OMEGA je prepojený s registrom firiem, čo znamená, že ak je firma registrovaná, po vyplnení prvých troch písmen nám program ponúkne firmy odpovedajúce zadávanému názvu.
V ďalšom kroku si vyplníme typ účtovnej jednotky a taktiež údaj o tom, či bude daná firma platiteľom DPH – mesačným alebo štvrťročným. Ak nezaklikneme voľbu, že nová firma je platiteľ DPH, vieme toto nastavenie doplniť aj dodatočne vo všeobecných nastaveniach. Údaje o adrese sa nám doplnili automaticky na základe údajov vyplnených v registri firiem, prípadne ich doplníme ručne.
V poslednom kroku zadáme prihlasovacie meno, pod ktorým sa budeme prihlasovať do danej databázy. Pre väčšiu bezpečnosť si môžeme zvoliť aj heslo, nie je však povinné. V tomto okne vidíme taktiež umiestnenie databázy, je to miesto na disku v našom počítači, kde sú dáta uložené.
Všeobecné a firemné nastavenia
Pri prvotnom otvorení novozaloženej firmy sa nám zobrazí sprievodca nastavením firmy. V jednotlivých krokoch sprievodcu môžeme nastaviť dôležité číselníky pre bezproblémové používanie programu ako sú všeobecné nastavenia, firemné údaje, účtovný rozvrh, bankové účty a pokladnice a taktiež nastavenie skladov.
Sprievodca nastavením firmy
Vo formulári firemné údaje doplníme údaje o firme. Napr. zapísané v obch. registri, kontaktné údaje, zodpovednú osobu, právnu formu, SK NACE a pod. Tieto údaje budú využívané na viacerých miestach programu (napríklad sa budú preberať do dokladov fakturácie, daňové priznanie a pod.).
V účtovnom rozvrhu sa nachádzajú všetky súvahové, nákladové a výnosové účty. Program automaticky pri vytvorení databázy naplní účtový rozvrh všetkými účtami z účtovej osnovy a zároveň pridelí jednotlivým účtom analytiku 000.
Všeobecné nastavenia slúžia na nastavenie práce s programom a jednotlivými modulmi. V jednotlivých menu sú farebne rozlíšené nastavenia pre firmu a pre užívateľa. Časti, kde sú nastavenia pre firmu, sú podfarbené zelenou farbou a nastavenia pre užívateľa sú podfarbené modrou farbou.
Číslovanie dokladov slúži na nastavenie číslovania dokladov účtovníctva, skladov a pomocných evidencií. Vo formulári sa nachádza rozbaľovací strom, ktorý má štyri základné logické úrovne: skupiny, okruhy, evidencie a číselné rady. Číslovanie dokladov je pre viaceré číselné rady prednastavené autormi programu. Môžeme si ho upraviť podľa našich potrieb, príp. doplniť ďalšie vyhovujúce evidencie alebo číselné rady.
Bankové účty a pokladnice, ktoré používa účtovná jednotka, je potrebné v programe zadefinovať. Pri vygenerovaní databázy program automaticky vytvorí jeden bankový účet a jednu pokladnicu, ktorú si môžeme zmazať, nahradiť inou, prípadne len upraviť názov a používať ich.
Každý bankový účet aj pokladnica by mala mať vlastný analytický účet, ktorý by mal byť totožný s analytickým účtom v príslušnom okruhu v číslovaní dokladov.
Na začiatku účtovania v programe je ešte potrebné zadať evidenčný zostatok pre pokladnice a bankové účty (účtovný zostatok zaevidujeme neskôr interným dokladom alebo cez účtovný rozvrh). Evidenčný zostatok a analytický účet zadáme pri pridávaní bankového účtu v záložke Nastavenie.
Postup na zaevidovanie počiatočných stavov nájdete tu.
V dlhodobom majetku nastavíme periódu účtovných odpisov, spôsob zaúčtovania odpisov a pohybov majetku.
V skladoch si môžeme nastaviť základné nastavenia skladu ako napr. číslovanie pohybov a skladových kariet, spôsob oceňovania skladu, prednastavenie skladových kariet a pohybov a spôsob účtovania skladu.
Číselník cenové úrovne umožňuje definovať rôzne úrovne predajných cien skladových kariet. Predajných cien si môžeme navoliť koľko potrebujeme.
V cenníku služieb je možné vytvoriť rôzne položky služieb a nastaviť si výnosový účet pre fakturáciu. Tento cenník služieb použijeme pri výbere položky napr. vo fakturácii alebo v maloobchodnom predaji. Predajné ceny pre služby vytvárame v menu Číselníku – Cenové úrovne služieb. Aj v tomto formulári sa nachádza tlačidlo Nastav ako predvolenú. Po jeho stlačení sa tá cenová úroveň, na ktorej sa nachádzame, nastaví ako predvolená. Zároveň jej program priradí príznak čierneho krížika v stĺpci P. Tento príznak môže mať len jedna cenová úroveň. Využijeme to predovšetkým v maloobchodnom predaji pri vystavovaní predajok.
SZČP slúži na evidovanie strediska (S), zákazky (Z), činnosti (Č) a pracovníkov (P). Uvedené nastavenie použijeme pri fakturácii, pohyboch na sklade a v účtovníctve, ak potrebujeme náklady a výnosy sledovať aj na strediská.
Spomenuté nastavenia odporúčame vykonať bezprostredne po založení firmy v sprievodcovi nastavením firmy, príp. ich je možné vykonať aj dodatočne cez záložku Firma – Nastavenie, Číselník – Bankové účty/Pokladnice alebo záložku Sklad.
Kompletný postup pre začiatok práce v programe Omega nájdete tu.