Prijímanie dokladov v Onixe
Ak máte v KROSe doklady čakajúce na stiahnutie, ONIX nás na to upozorní priamo v dolnej lište textom „Faktúry na stiahnutie: počet“. Kliknutím na tento text sa otvorí zoznam dokladov pripravených na import. Vedľa počtu dokladov je aj možnosť Zobraziť v KROSe – jedným klikom sa preklikneme priamo do digitálnej kancelárie na webe. Aby signalizácia aj preklik fungovali, musíme byť prihlásení do KROS účtu.
Druhou možnosťou je zobraziť si naimportované doklady priamo v systéme ONIX cez voľbu Import dokladov. Tabuľku importu dokladov si vieme dohľadať aj manuálne cez Môj program – KROS – Import dokladov.
V danej tabuľke nájdeme na jednom mieste všetky doklady, ktoré k nám prišli. Prehľad obsahuje informácie o type a čísle dokladu, o partnerovi, dátume vyhotovenia, sume či mene dokladu.
Okrem eFaktúr doručených cez sieť Peppol sa v nej zobrazujú aj ďalšie doklady, ktoré nie sú eFaktúrou, ale program ich vie naimportovať, ide napríklad o štruktúrované XML súbory z iných systémov.
Doklad do konkrétnej evidencie v Onixe prenesieme tak, že ho v tabuľke označíme a klikneme na ikonu Import dokladov. Zvolíme číselné rady, do ktorých sa majú doklady uložiť – samostatne pre Došlé faktúry, Došlé faktúry k zálohe a Došlé dobropisy. Po potvrdení importu prebehne príprava a následne samotný import dokladov do príslušných evidencií.
Na pozadí program eFaktúry sťahuje automaticky z prístupového bodu Peppol vo formáte XML podľa štandardu Peppol BIS 3. Ostatné doklady síce neprešli sieťou Peppol, no majú strojovo čitateľnú štruktúru, takže ich program spracuje rovnakým spôsobom.
Po úspešnom importe doklady z tabuľky automaticky zmiznú. Tie, ktoré sa naimportovať nepodarilo, ostanú v tabuľke s informáciou o poslednom pokuse o import. Detail príčiny nenaimportovania dokladu si vieme nájsť vo výsledku importu, ktoré si zobrazíme potvrdením možnosti Áno na vyššie uvedenom obrázku. Výsledky importu si vieme taktiež zobraziť samostatne cez tlačidlo Zobraz logy.
Doklady, ktoré nechceme importovať, jednoducho z tabuľky hromadne vymažeme cez tlačidlo Vymazať ozn. doklady.
Prílohy pri importe dokladov
K dokladu môžeme pridať prílohu, ktorá sa má stať súčasťou samotnej eFaktúry.
Formát BIS3 umožňuje vložiť prílohy priamo do XML faktúry, pričom podporované sú najmä súbory PDF, obrázky, CSV a tabuľky. Ak dodávateľ prílohu k faktúre nepripojil, v programe sa neobjaví, pretože závisí od odosielateľa, čo do faktúry vloží a či má zapnutú možnosť „Sťahovať prílohu eFaktúry BIS3“ v nastaveniach KROSu. Štandardne býva táto voľba vypnutá.
Typy súborov, ktoré sieť Peppol povoľuje v XML súbore:
Ostatné typy súborov (DOC, PPT, XML, HTML) sa pošlú iba klasicky ako príloha emailu, nie priamo vo faktúre.
Online zobrazenie dokladov
O prijatí nového dokladu nás program upozorní mailom. Zo správy si doklad môžeme pozrieť online, a to v podobe XML aj PDF, bez toho aby sme museli otvárať program ONIX. To ocení najmä schvaľovateľ alebo konateľ, ktorý s programom bežne nepracuje, no potrebuje doklad rýchlo skontrolovať.
Kontrola dokladov po importe
Po importe dokladov do programu ONIX sa do Poznámky dokladu nakopíruje informácia z logu importu, na základe ktorej si vieme jednotlivé doklady upraviť (spárovať s úhradou a podobne). Konkrétne situácie sú podrobnejšie spísané v návode k došlým preddavkom v rámci oblasti eFa.