Prepojenie podnikateľa a účtovníka v jednej firme
Podnikateľ využíva a platí aplikáciu KROS Fakturácia alebo KROS Firma na vystavovanie faktúr, zatiaľ čo účtovník využíva a platí KROS Digitálnu kanceláriu na nastavenie a správu dokladov určených na import do účtovníctva. Ako môžu podnikateľ a účtovník spolupracovať v rámci jednej firmy?
Aby podnikateľ a účtovník mohli spoločne pracovať v jednej firme (pod rovnakým ID Company), je potrebné, aby sa do tejto firmy pozvali. To, kto koho pozve, závisí od toho, kto firmu založil ako prvý. Používateľ, ktorý firmu založí, automaticky získava rolu Vlastník.
Pozvanie sa realizuje iba raz, a to jedným z dvoch spôsobov: buď podnikateľ pozve účtovníka do firmy prostredníctvom aplikácie KROS Fakturácia/KROS Firma, alebo účtovník pozve podnikateľa do firmy, ktorú pre neho založil v KROS Digitálnej kancelárii.
Z dôvodu správneho priradenia licencií je dôležité, aby bolo pozvanie odoslané na e-mailovú adresu evidovanú v KROSe, ku ktorej je priradený KROS účet, prípadne na licenčnú e-mailovú adresu používanú na prihlásenie do platformy.
Ako pozvať podnikateľa v aplikácii KROS Digitálna kancelária
Ak firmu založil ako prvý účtovník v aplikácii KROS Digitálna kancelária, získava rolu Vlastník. Aby mohol v tejto firme pracovať aj podnikateľ, ktorý bude vystavovať faktúry prostredníctvom aplikácie KROS Fakturácia alebo KROS Firma, účtovník ho musí do firmy pozvať.
Účtovník sa prihlási do aplikácie KROS pod e-mailovou adresou Vlastníka.
V časti Nastavenia (ikona ozubeného kolieska) otvorí záložku Používatelia a prostredníctvom možnosti Pridať používateľa pozve podnikateľa na e-mailovú adresu, ktorú chce používať alebo používa v aplikácii KROS Fakturácia alebo KROS Firma.
V rámci pozvania nastaví prístupové práva Majiteľ firmy. Tým podnikateľ získa plný prístup správcu k danej firme v KROS Digitálnej kancelárii aj v aplikácii KROS Fakturácia alebo KROS Firma.
Po potvrdení možnosti Pozvať majiteľa sa bude v zozname používateľov zobrazovať ako Správca.
Podnikateľ následne obdrží na zadanú e-mailovú adresu Pozvanie do firmy.
V rámci pozvánky si môže zvoliť možnosť FAKTURÁCIA, ktorá ho presmeruje do aplikácie KROS Fakturácia. Ak aplikáciu ešte v minulosti nevyužíval a nemá ju zakúpenú, môže si aktivovať bezplatné skúšobné obdobie alebo si aplikáciu zakúpiť. Ak už KROS Fakturáciu zakúpenú má, aktivuje svoj zakúpený balík.
V prípade, že podnikateľ prechádza s vystavovaním faktúr pod ID Company svojho účtovníka, je potrebné kontaktovať spoločnosť KROS telefonicky na čísle 041/707 10 01 alebo 041/707 10 21 – voľba 2. Na základe požiadavky bude licencia zakúpenej aplikácie KROS Fakturácia alebo KROS Firma prepárovaná z pôvodného ID Company na ID Company firmy účtovníka.
Po kliknutí na možnosť ÚČTOVNÉ DOKLADY bude podnikateľ presmerovaný do aplikácie KROS, kde je dostupná aplikácia KROS Digitálna kancelária.
Ako pozvať účtovníka v KROS Fakturácii
Ak firmu založil ako prvý podnikateľ v aplikácii KROS Fakturácia alebo KROS Firma, automaticky v nej získava rolu Vlastník. Aby mohol v tejto firme pracovať aj jeho účtovník v aplikácii KROS – module Digitálna kancelária, podnikateľ ho musí do svojej firmy pozvať.
Podnikateľ sa prihlási do aplikácie KROS Fakturácia. V časti Nastavenia (ikona ozubeného kolieska) otvorí záložku Používatelia a cez voľbu Pridať používateľa pozve účtovníka na e-mailovú adresu, ku ktorej má účtovník priradený svoj KROS účet. Odporúčame, aby si túto e-mailovú adresu vopred vzájomne overili.
Nastaví účtovníkovi prístupové práva Účtovník. Vďaka tomu bude môcť prezerať vystavené faktúry a sťahovať ich do účtovníctva. Zároveň získa prístup ako správca do modulu Digitálna kancelária v aplikácii KROS .
Po potvrdení možnosti Pozvať používateľa dostane účtovník na zadanú e-mailovú adresu pozvánku do podnikateľovej firmy.
V rámci pozvánky si môže zvoliť možnosť FAKTURÁCIA, čím sa mu otvorí aplikácia KROS Fakturácia.
Po výbere možnosti ÚČTOVNÉ DOKLADY sa účtovník dostane na platformu KROS, kde nájde aplikáciu KROS Digitálna kancelária. Vzhľadom na nastavenú rolu Účtovník v KROS Fakturácii bude mať na platforme KROS priradenú rolu Správca. Následne sa mu zobrazí možnosť aktivovať zakúpenú licenciu KROS Digitálnej kancelárie pre firmu podnikateľa. Aktiváciu potvrdí a môže začať pracovať s účtovnými dokladmi tejto firmy.
Ak chce účtovník prejsť s KROS Digitálnou kanceláriou pod ID Company podnikateľa, je potrebné kontaktovať spoločnosť KROS na telefónnom čísle 041/707 10 21 – voľba 2 alebo 041/707 10 01. Na základe požiadavky bude licencia KROS Digitálnej kancelárie prepárovaná z pôvodného ID Company účtovníka na ID Company firmy podnikateľa.
Tento spôsob prechodu odporúčame vopred dôkladne zvážiť. Zmena prepojenia s firmou ovplyvní zobrazovanie príloh dokladov v Podvojnom účtovníctve OMEGA. Zároveň nebude zachovaná kontinuita digitálneho archívu ani zabezpečená jeho automatická spätná synchronizácia.