Pravidlá pre zaúčtovanie dokladu

Opakujú sa Vám na pravidelnej báze doklady, ktoré účtujete rovnakým spôsobom počas celého účtovného obdobia?
KROS Digitálna kancelária Vám umožňuje nastaviť si pravidlá pre zaúčtovanie takýchto dokladov. Vďaka nim môžete účtovať rýchlejšie, efektívnejšie a bez zbytočnej práce navyše.

Pravidlá pre zaúčtovanie môžeme vytvárať pre všetky druhy dokladov, t. j. bločky, tuzemské došlé a odoslané faktúry, zahraničné došlé a odoslané doklady, interné doklady a tiež nezaradené doklady. Pravidlo určuje spôsob, akým sa má nahratý doklad automaticky zaúčtovať.

Nové pravidlo pre zaúčtovanie pridáme cez Nastavenia (ozubené koliesko), kde vyberieme voľbu Pravidlá pre zaúčtovanie a následne zvolíme možnosť Nové pravidlo. Pri vytváraní pravidla nastavujeme dve časti, a to Podmienku a Akciu.

Pravidlo pre zaúčtovanie môžeme vytvoriť aj v časti Účtovné doklady priamo v konkrétnom doklade, pomocou voľby Vytvoriť pravidlo. 

Pre jednoduchšie vytvorenie pravidla najskôr nastavíme na doklade parametre zaúčtovania, doklad uložíme a zvolíme možnosť Vytvoriť pravidlo. Nastavené parametre sa automaticky prenesú do pravidla.

Podmienka

V časti Podmienka si volíme, na základe akých údajov má KROS Digitálna kancelária spustiť zaúčtovanie definované v časti Akcia.

Podmienku je možné nastaviť pre konkrétneho Partnera. Tento partner však musí byť vopred zadefinovaný v časti Partneri.

Ak ako podmienku zvolíme aj pole Variabilný symbol, môžeme si zvoliť spôsob jej vyhodnotenia. K dispozícii sú možnosti: Zhoduje sa, Obsahuje alebo Začína na.

Pole Druh dokladu musí byť vždy vyplnené, z toho dôvodu je v pravidle vždy predvolená voľba Došlá faktúra.

Voľbu Nezaradený používame v prípade, ak pri vyťažovaní dokladu aplikácia KROS Digitálna kancelária nedokáže identifikovať, o aký druh dokladu ide. Štandardne ide o Interné doklady.

Podmienku je možné nastaviť aj na základe bunky Krajina. Tu je možné napríklad zadefinovať, aby podmienka platila iba na krajiny Mimo európskej únie alebo aj na krajiny Európskej únie bez SR.

Prípadne si pravidlo môžeme nastaviť aj na základe informácií o mene či spôsobe úhrady.

Všetky podmienky, ktoré sú v pravidle zadefinované, platia súčasne. Z toho dôvodu je potrebné si správne vybrať a doplniť údaje. Polia, ktoré nevyplníme a ostatnú prázdne, sa do podmienok uplatnenia pravidla nezahŕňajú.

Akcia

V časti Akcia nastavujeme spôsob zaúčtovania dokladu. Na základe týchto nastavení sa doklad importom prenesie do účtovného programu.

V Akcii je možné nastaviť Druh dokladu a Číselný rad, do ktorého sa má doklad zaúčtovať. V poli Zaúčtovanie vyberieme spôsob zaúčtovania a účet, na ktorý sa má doklad zaúčtovať. Číselný rad aj Zaúčtovanie musia byť vytvorené vopred.

Pri zahraničných alebo tuzemských dokladoch s prenosom daňovej povinnosti vyplníme aj polia Text pre DPH a % DPH.

Ak chceme doklad zaúčtovať podrobnejšie, môžeme mu v poli Štítok zadefinovať Stredisko, Zákazku, Činnosť alebo Pracovníka.

Nastavené pravidlá sa automaticky aplikujú pri vyťažovaní dokladov a platia pre celý doklad. Pri splnení podmienok pravidla KROS Digitálna kancelária doklad zaúčtuje podľa údajov nastavených v časti Akcia. Podrobnejšie rozúčtovanie na jednotlivé položky alebo časti dokladu je potrebné vykonať manuálne.

Vytvorené pravidlá sa aplikujú iba na doklady, ktoré budú následne do aplikácie nahraté. Na už prijaté doklady sa spätne neaplikujú. Pre úpravu existujúcich dokladov je možné využiť napríklad hromadné funkcie v tabuľkovom zobrazení.

Kontrola aplikovaných pravidiel

Vo vzhľade Zoznam dokladov v tabuľke nájdeme informáciu o aplikovaní pravidiel v stĺpci Spracovanie. Zobraziť sa môžu tieto stavy:

• Bez automatizácie – na doklad nebolo aplikované žiadne pravidlo.
• Použité pravidlo – doklad splnil podmienky pravidla a pravidlo bolo automaticky aplikované.
• Viac pravidiel na výber – doklad spĺňa podmienky viacerých pravidiel, preto sa automaticky neuplatnilo žiadne z nich.

Ak sa zobrazí stav Viac pravidiel na výber, otvoríme doklad a v pravom hornom rohu klikneme na ikonu pre výber pravidla s farebným príznakom.

Zo zoznamu vyberieme požadované pravidlo a potvrdíme možnosť Aplikovať pravidlo.

Pravidlá pre zaúčtovanie sa nastavujú individuálne pre každú firmu a platia len pre konkrétnu firmu založenú v KROS Digitálnej kancelárii.