KROS Personálne dokumenty
Od 29. 10. 2025 došlo k aktualizácii aplikácie Personálne dotazníky. Po novom nesie názov KROS Personálne dokumenty a nájdete v nej nové funkcie a vylepšenia.
Osobný spis
Je súčasť webovej aplikácie KROS Personálne dokumenty. Ide o digitálnu formu osobného spisu zamestnanca. Slúži na uchovávanie všetkých dokumentov, ktoré sú aktuálne fyzicky uložené u mzdárky alebo niekde v archíve, do online formy. Umožňuje neobmedzený a rýchly prístup oprávnených osôb kedykoľvek a odkiaľkoľvek k dokumentom. Zároveň zvyšuje prehľadnosť a jednoduchosť vyhľadávania informácií. Všetci zamestnanci s vytvoreným spisom sú zobrazení v úvodnej zoznamovej tabuľke so základnými údajmi o zamestnancoch.
Vytváranie a aktualizácia osobných spisov
Pracovať s Osobnými spismi zamestnancov môžete až po ich vytvorení v programe Mzdy a personalistika OLYMP. Môžete ich vytvoriť :
- ručne,
- automaticky
- alebo vytvorením osobného spisu z Personálnych dotazníkov.
Ručné vytvorenie osobného spisu zamestnanca
Osobný spis zamestnanca vytvoríte ručne na záložke eSlužby – Personálne dokumenty – Vytvoriť spisy zamestnancov. Zobrazí sa okno, kde vyberiete okruh zamestnancov, pre ktorých sa má spis vytvoriť.
Ak zvolíte vytvorenie spisu pre všetkých zamestnancov, vytvoria sa spisy pre všetkých zamestnancov, t. j. s aktuálnym aj skončeným pracovným vzťahom, vrátane dohodárov.
Po vytvorení spisu v aplikácii sa zobrazí hláška, ktorá Vás informuje o jeho vytvorení. Pri vytváraní viacerých spisov súčasne vás o dokončení vytvárania bude informovať notifikácia v pravom dolnom rohu obrazovky.
Automatické vytváranie osobného spisu
Osobný spis zamestnanca môžete vytvárať z programu Mzdy a personalistika OLYMP aj automaticky, po pridaní nového zamestnanca do Personalistiky. Toto nastavenie aktivujete cez menu eSLUŽBY – Personálne dokumenty – Nastavenia.
Označením tejto voľby umožníte automatické vytváranie a aktualizáciu osobných spisov v aplikácii podľa programu Mzdy a personalistika OLYMP.
Po zadaní a uložení zamestnanca v Personalistike sa automaticky vytvorí spis v aplikácii. Pri aktualizácii základných personálnych údajov ako je meno a priezvisko a zmene dátumu v pracovnom pomere, sa údaje po uložení v Personalistike aktualizujú aj v osobnom spise zamestnanca.
V programe Mzdy a personalistika OLYMP v Personalistike pribudol nový stĺpec Osobný spis. Po vytvorení spisu zamestnanca sa v ňom zobrazí odkaz Otvoriť, prostredníctvom ktorého sa prekliknete z programu Mzdy a personalistika OLYMP do aplikácie KROS Personálne dokumenty, a to priamo do spisu konkrétneho zamestnanca. Zamestnanec bez vytvoreného spisu má tento stĺpec prázdny.
Vytvorenie Osobného spisu z Personálnych dotazníkov
Osobný spis zamestnanca vytvoríte aj importom zamestnanca do programu Mzdy a personalistika OLYMP z KROS Personálnych dotazníkov. V programe cez záložku eSLUŽBY – Personálne dotazníky – Stiahnuť nové dotazníky sa založia noví zamestnanci, ktorí mali v aplikácii schválený dotazník a zároveň sa založí aj ich osobný spis v Personálnych dokumentoch.
Do osobného spisu sa po vytvorení uloží aj samotný dotazník so všetkými prílohami, ktoré obsahoval.
Aby bolo možné vytvoriť osobný spis týmto spôsobom, je potrebné mať v programe Mzdy a personalistika OLYMP zapnutú voľbu Automatická aktualizácia zamestnancov v Personálnych dokumentoch cez menu eSLUŽBY – Personálne dokumenty – Nastavenia.
Popis menu osobného spisu
Teraz si popíšeme evidenciu Osobný spis. V hornej časti formulára sa nachádza vyhľadávacie pole, v pravej hornej časti počítadlo s počtom zamestnancov. V pravej časti formulára sa nachádzajú tri ikony:
Po kliknutí na prvú ikonu – ikonu ceruzky sa otvorí osobný spis zamestnanca.
Kliknutím na ikonu koša sa vymaže celý osobný spis zamestnanca, vrátane všetkých uložených dokumentov.
Posledná ikona na paneli slúži na personalizované nastavenie aplikácie. Po kliknutí na túto ikonu bude možné vybrať tie stĺpce, ktoré sa majú zobrazovať v hlavnom menu.
Kliknutím na priezvisko zamestnanca vstúpite priamo do jeho osobného spisu. Po vstupe do osobnej zložky konkrétneho zamestnanca nás privíta podobné prostredie. V hornej časti sa nachádza meno toho zamestnanca, v ktorého osobnom spise pracujeme. Ďalej je možné využiť filter na základe kľúčových slov, obdobia alebo štítku.
Po kliknutí na šípku na tlačidle Pridaj sa zobrazia dve možnosti pridávania:
- Nahrať dokument
- Pridať priečinok
V spise sa pri jeho založení automaticky vytvoril priečinok s názvom pracovného vzťahu a dátumom odkedy dokedy pracovný vzťah trvá, takže tento nie je potrebné vytvárať samostatne.
V pravej časti sa nachádzajú ikony, ktoré umožnia pracovať s dokumentami v osobnom spise.
Ikona ceruzky tu umožňuje dokument premenovať, doplniť obdobie, ku ktorému sa dokument vzťahuje (podľa zadaného obdobia bude možné dokumenty vyhľadávať a filtrovať), a priradiť, resp. zmeniť označovací štítok.
Ikona koša aj tu slúži na vymazanie dokumentu, alebo celého priečinka.
Ikona Obálky slúži na odosielanie dokumentov priamo z aplikácie KROS Personálne dokumenty e-mailom. Stačí vyplniť e-mailovú adresu komu je dokument poslaný, predmet a text e-mailu a vybraný dokument sa po stlačení tlačidla Odoslať priamo odošle vybranému príjemcovi.
Ikona so šípkou slúži na sťahovanie dokumentov. Po kliknutí na ikonu sa dokument stiahne. Nájdete ho vo Vašom počítači medzi stiahnutými súbormi.
Ikona dokumentu so šípkou slúži na premiestňovanie. Po kliknutí na ňu aplikácia umožní presúvať dokumenty medzi vytvorenými zložkami podľa Vašich preferencií.
Posledná ikona na paneli slúži na personalizované nastavenie aplikácie. Po kliknutí na túto ikonu bude možné vybrať tie stĺpce, ktoré sa majú zobrazovať v tabuľke v hlavnom menu.
Jednotlivé stĺpce je možné medzi sebou presúvať jednoduchým kliknutím na názov stĺpca v záhlaví a následným potiahnutím na potrebnú pozíciu, tzv. drag and drop.
V hornej časti obrazovky sa zároveň zobrazuje cesta k vašej aktuálnej pozícii. Kliknutím na ktorúkoľvek vyššiu úroveň v tejto ceste sa jednoducho vrátite späť. Systém vás automaticky presmeruje. Vaša aktuálna pozícia je označená hrubým písmom.
Štítky
Štítky slúžia na označenie konkrétnej oblasti alebo typu dokumentu čím umožňujú efektívnejšie vyhľadávanie a prehľadnejšiu organizáciu dokumentov. Štítky je možné pridávať priamo v aplikácii cez ozubené koliesko v pravom hornom horu Nastavenia – Štítky.
Štítky týkajúce sa základných oblastí, ako napríklad daň, sociálne a zdravotné poistenie, sú v aplikácii vytvorené automaticky v kategórii „Dokumenty“. Existujúce štítky je možné upraviť – môžete zmeniť ich názov aj farbu podľa vlastných preferencií, prípadne priradiť k inej kategórii štítkov.
Úpravu vykonáte kliknutím na konkrétny štítok v zozname. Nový pridáte prostredníctvom tlačidla Pridať.
Štítok označený ako neaktívny sa nebude ponúkať pri pridávaní na dokumenty a pri filtrovaní. Avšak na uložených dokumentoch ostáva zachovaný.
Ak má priečinok priradený štítok všetky ručne pridané dokumenty do daného priečinku dostanú štítok priečinka.
Niektoré dokumenty zasielané z programu Mzdy a personalistika OLYMP majú automaticky priradený príslušný štítok – napríklad dokument Potvrdenie o príjme získa štítok Potvrdenie. Vďaka tomu sa automaticky uloží do priečinka s rovnakým označením (so štítkom Potvrdenie).
Odkaz pri pridávaní alebo úprave priečinka v Personálnych dokumentoch vám sprístupní zoznam dokumentov, ktorým je pri odosielaní z programu OLYMP priradený určitý štítok a zároveň aj ich smerovanie do osobných spisov zamestnancov alebo medzi firemné dokumenty.
Prístupové práva
V aplikácii Personálne dokumenty môžu pracovať viacerí používatelia. Nového používateľa pridáte cez Nastavenia – Používatelia, kde mu môžete nastaviť aj prístupové práva. Modul Personálne dotazníky však nie je možné vypnúť, t. j. tento budú mať dostupný všetci používatelia aplikácie.
Užívatelia, ktorí už predtým pracovali s aplikáciou, okrem Vlastníka, majú dostupné len Personálne dotazníky. Vlastník má vždy plné práva na všetky evidencie. Pre sprístupnenie všetkých dokumentov, je potrebné aby Vlastník pridelil prístupové práva aj na ostatné moduly aplikácie.
Firemné dokumenty
Niektoré dokumenty sa neuchovávajú individuálne za každého zamestnanca, ale je potrebné ich uchovávať na úrovni celej firmy. Na to slúži evidencia Firemné dokumenty.
Rovnako ako pri osobných spisoch, aj pri firemných dokumentoch je možné pridávať súbory ručne – jednotlivo, hromadne, alebo ich zaslať priamo z programu Mzdy a personalistika OLYMP. Ide napríklad o výplatné pásky zasielané ako jeden súhrnný dokument, mesačné výkazy pre poisťovne, či doklady súvisiace s daňovou agendou.
Tabuľkové zobrazenie firemných dokumentov si môžete prispôsobiť podľa vlastných potrieb – jednoducho presuňte jednotlivé stĺpce uchytením a umiestnite ich na požadovanú pozíciu. Pôvodné nastavenie zobrazenia obnovíte prostredníctvom horného panela nástrojov.
V časti Firemné dokumenty je rovnako dostupná možnosť vyhľadávania a filtrovania dokumentov a priečinkov podľa troch kritérií – názov, obdobie a štítky – ako aj ich vzájomných kombinácií.
S priečinkami a dokumentmi vo firemných dokumentoch môžete pracovať rovnako ako pri osobných spisoch zamestnancov. Dokumenty aj priečinky je možné mazať, sťahovať, premiestňovať, upravovať či odosielať e-mailom. Všetky tieto funkcie sú dostupné prostredníctvom horného panela nástrojov.
Dokumentom je možné priradiť obdobie, ku ktorému sa vzťahujú, a následne ich podľa tohto údaja vyhľadávať.
Niektoré dokumenty majú obdobie priradené automaticky už pri odosielaní z programu Mzdy a personalistika OLYMP – napríklad výplatné pásky, ktorým sa priradí mesiac, za ktorý boli mzdy vygenerované.
Pri prvom vstupe do firemných dokumentov sa automaticky vytvoria základné priečinky Daňový úrad, Sociálna poisťovňa a Zdravotné poisťovne. Každému z týchto priečinkov sú priradené zodpovedajúce štítky – Daň, Sociálne poistenie a Zdravotné poistenie, ktoré uľahčujú orientáciu a vyhľadávanie dokumentov.
Každému dokumentu ručne pridanému do týchto priečinkov sa automaticky priradia zadané štítky.
Dokumenty zamestnancov
V časti Dokumenty zamestnancov nájdete všetky dokumenty pridané do osobných spisov zamestnancov prehľadne na jednom mieste. Toto zobrazenie umožňuje vyhľadávanie naprieč všetkými dokumentmi všetkých zamestnancov, na rozdiel od osobných spisov, kde je možné vyhľadávať iba v rámci jedného konkrétneho zamestnanca. Tabuľkové zobrazenie v časti „Dokumenty zamestnancov“ je doplnené o meno a priezvisko zamestnanca, čo umožňuje jednoduchú identifikáciu, komu daný dokument patrí. Rovnako aj vyhľadávanie je rozšírené o možnosť filtrovať dokumenty podľa zamestnancov, pričom je možné vyhľadať aj viacerých zamestnancov súčasne.
Odosielanie dokumentov z programu Mzdy a personalistika OLYMP
Dokumenty môžete zasielať do spisov zamestnancov aj priamo z programu Mzdy a personalistika OLYMP, čím sa zjednodušuje ich spracovanie a uchovávanie.
V programe od verzie 25.80 pribudla vo formulári Tlač nová možnosť Elektronické odosielanie. Táto funkcia slúži na zasielanie dokumentov z programu do aplikácie MyJob, e-mailom zamestnancovi na jeho e-mailovú adresu, do aplikácie KROS Personálne dokumenty, alebo aj ich kombinácie.
Podľa typu dokumentu je možné odoslať súbor do Personálnych dokumentov:
- každému zamestnancov do jeho Osobného spisu (každému zamestnancovi do osobného spisu je možné odoslať len niektoré vybrané dokumenty, napr. výplatné pásky, mzdové listy, potvrdenia a pod.),,
- alebo ako jeden súbor do časti Firemné dokumenty
Informácie v dokumente sú spracované k právnemu stavu platnému ku dňu jeho publikácie. 18. 11. 2025