Zaslanie vystavenej eFaktúry e-mailom

Pri odosielaní vystavenej eFaktúry z programu Podvojné účtovníctvo OMEGA do siete Peppol môžete zároveň odberateľovi alebo inému príjemcovi automaticky zaslať digitálnu verziu eFaktúry a e-mailovú notifikáciu o jej vystavení. Stačí zadať e-mailovú adresu a príjemca dostane e-mail s odkazom, cez ktorý si faktúru pozrie a môže ju hneď aj uhradiť. Ako na to?

Odoslanie eFaktúry s e-mailovou notifikáciou

eFaktúru odošlete z evidencie vystavených faktúr cez menu Fakturácia – Odoslané faktúry pomocou tlačidla Odošli doklad. Zobrazí sa okno na odoslanie, v ktorom skontrolujete alebo doplníte tieto údaje:

• Komu – e-mailová adresa sa vyplní automaticky z údajov partnera (v číselníku partnerov v záložke Kontakt), prípadne ju zadáte ručne,
• Predmet a Text emailu – sú predvyplnené programom, môžete ich upraviť,
• Pridať prílohu – voliteľne môžete k faktúre priložiť ďalší súbor (napr. tlačovú zostavu vo formáte PDF).

Prílohy e-mailu môžu mať spolu najviac 10 MB. Do eFaktúry sa pribalia len súbory vo formáte PDF, PNG, JPG/JPEG, CSV, XLSX a ODS, ostatné súbory (napr. DOCX alebo ZIP) sa odošlú len e-mailom.

Chcete e-mail poslať viacerým príjemcom? V bunke Komu je možné vyplniť aj viacero e-mailových adries, stačí ich oddeliť čiarkou. Ďalšou možnosťou, ako zadať viaceré e-mailové adresy, je cez bunky Kópia/Skrytá kópia.

Ak e-mailovú adresu nevyplníte, odberateľ eFaktúru e-mailom nedostane, no eFaktúra bude aj tak doručená cez sieť Peppol.

Čo dostane príjemca do e-mailu

Ak bolo pole Komu vyplnené, odberateľovi príde e-mail s informáciou o novej eFaktúre s tlačidlom Zobraziť faktúru.

Po kliknutí na Zobraziť faktúru sa odberateľovi zobrazí digitálny náhľad faktúry, kde nájde informácie o dodávateľovi, odberateľovi, položkách aj sumách. Zároveň tu môže faktúru uhradiť tlačidlom Zaplatiť teraz, zobraziť eFaktúru v čitateľnej podobe tlačidlom Zobraziť eFaktúru alebo si ju stiahnuť ako XML tlačidlom Stiahnuť XML eFaktúry.

Odkaz funguje pre každého odberateľa rovnako, a to aj v prípade, ak nepoužíva žiadny program alebo aplikáciu od KROSu. Na otvorenie digitálneho náhľadu faktúry a jej úhradu nie je potrebné nič nainštalovať ani sa nikam prihlasovať, stačí kliknúť na odkaz v e-maile.

eFaktúru je možné do siete Peppol odoslať len raz. Po úspešnom doručení sa faktúra uzamkne a nie je možné ju už opravovať. Odoslať e-mail príjemcovi je však možné opakovane, aj keď už bola eFaktúra doručená do siete Peppol.

Rovnakým spôsobom je možné odoslať link s digitálnym dokladom z programu Podvojné účtovníctvo OMEGA aj v prípade dokladov, ktoré nie sú eFaktúrou.

Rozdiel medzi digitálnym dokladom v e-maile a XML súborom

Odkaz v e-maile zabezpečí zobrazenie digitálneho dokladu – slúži na rýchly vizuálny náhľad faktúry a jej úhradu. Ak odberateľ (alebo jeho účtovník) potrebuje eFaktúru v štandardizovanom formáte, napríklad na kontrolu zo strany finančnej správy, stiahne si ju ako XML vo formáte BIS3 buď z odkazu v e-maile pomocou tlačidla Stiahnuť XML eFaktúry, alebo ju nájde medzi doručenými eFaktúrami u svojho poskytovateľa doručovacej služby. Ak je poskytovateľom doručovacej služby spoločnosť KROS a.s., doručenú eFaktúru nájde vo svojej webovej aplikácii KROS (app.kros.sk) v časti eFaktúra.

Digitálny náhľad faktúry je označený vodoznakom NIE JE PLATNÝ DOKLAD. Daňovým dokladom je eFaktúra vo formáte XML, ktorá sa doručuje cez sieť Peppol.