Pravidlá pre zaúčtovanie dokladu
Opakujú sa Vám na pravidelnej báze doklady, ktoré účtujete rovnakým spôsobom počas celého účtovného obdobia?
KROS Digitálna kancelária Vám umožňuje nastaviť si pravidlá pre zaúčtovanie takýchto dokladov. Vďaka nim môžete účtovať rýchlejšie, efektívnejšie a bez zbytočnej práce navyše.
Pravidlá pre zaúčtovanie môžeme vytvárať na všetky druhy dokladov, t. j. bločky, tuzemské došlé a odoslané faktúry, zahraničné došlé a odoslané doklady, interné doklady a tiež nezaradené doklady.
Nové pravidlo pre zaúčtovanie pridáme cez Nastavenia (ozubené koliesko), kde vyberieme voľbu Pravidlá pre zaúčtovanie a následne zvolíme možnosť Nové pravidlo.
Pravidlo pre zaúčtovanie môžeme vytvoriť aj v časti Účtovné doklady priamo v konkrétnom doklade, pomocou voľby Vytvoriť pravidlo.
Vytvorené pravidlo pre zaúčtovanie určuje v KROS Digitálnej kancelárii spôsob, akým sa má nahratý doklad automaticky zaúčtovať. Pri vytváraní pravidla nastavujeme dve časti, a to Podmienku a Akciu.
Podmienka
V časti Podmienka si volíme, na základe akých údajov má KROS Digitálna kancelária spustiť zaúčtovanie definované v časti Akcia.
Podmienku je možné nastaviť pre konkrétneho Partnera. Tento partner však musí byť vopred zadefinovaný v časti Partneri.
Ak si podmienku nastavíme aj na pole Variabilný symbol, môžeme si zvoliť jednu z možností, podľa ktorej sa bude variabilný symbol vyhodnocovať.
Pole Druh dokladu musí byť vždy vyplnené, z toho dôvodu je v pravidle vždy predvolená voľba Došlá faktúra.
Voľbu Nezaradený používame v prípade, ak pri vyťažovaní dokladu aplikácia KROS Digitálna kancelária nedokáže identifikovať, o aký druh dokladu ide. Štandardne ide o Interné doklady.
Podmienku je možné nastaviť aj na základe bunky Krajina. Tu je možné napríklad zadefinovať, aby podmienka platila iba na krajiny Mimo európskej únie alebo aj na krajiny Európskej únie bez SR.
Prípadne si pravidlo môžeme nastaviť aj na základe informácií o mene či spôsobe úhrady.
Všetky podmienky, ktoré sú v pravidle zadefinované, platia súčasne. Z toho dôvodu je potrebné si správne vybrať a doplniť údaje. Polia, ktoré nevyplníme a ostatnú prázdne, sa do podmienok uplatnenia pravidla nezahŕňajú.
Akcia
V časti Akcia si volíme kritériá pre zaúčtovanie dokladu. Na základe týchto údajov sa následne prenesie zaúčtovaný doklad do účtovného programu.
V Akcii je možné si nastaviť Druh dokladu a Číselný rad, do ktorého chceme doklad účtovať. V poli Zaúčtovanie vyberieme spôsob a účet, na ktorý chceme doklad zaúčtovať.
Pri zahraničných alebo tuzemských dokladoch s prenosom daňovej povinnosti si vyplníme aj polia Text pre DPH a % DPH.
Aby bol doklad zaúčtovaný komplexne, môžeme mu v poli Štítok zadefinovať Stredisko, Zákazku, Činnosť alebo Pracovníka.
V prípade, ak bude konkrétny doklad vyhovovať podmienkam pre viac pravidiel, ktoré by sa mohli uplatniť, neuplatní sa žiadne pravidlo a doklad nebude automaticky rozúčtovaný.
Nastavené pravidlá sa budú automaticky aplikovať pri vyťažovaní dokladov. Ak KROS Digitálna kancelária nájde zhodu v podmienkach zadefinovaných v pravidle, doklad automaticky zaúčtuje podľa údajov nastavených v časti Akcia.
Pravidlá pre zaúčtovanie si nastavujeme a platia individuálne pre každú firmu založenú v KROS Digitálnej kancelárii.