Používatelia aplikácií KROS Fakturácia/KROS Firma a KROS Digitálna kancelária
V KROS Digitálnej kancelárii môžeme pridať neobmedzený počet používateľov s rôznymi prístupovými právami.
Používateľov vieme kedykoľvek pridávať, ale taktiež aj kedykoľvek odstrániť. Avšak okrem Vlastníka.
- Obe aplikácie som si zakúpil
- Zakúpil som si KROS Fakturáciu/KROS Firmu, ale KROS Digitálnu kanceláriu zakúpil môj účtovník
Som majiteľ firmy a používam KROS Fakturáciu/KROS Firmu na vystavovanie odoslaných faktúr. Webovú aplikáciu som si sám založil a zároveň ju platím pod názvom svojej firmy. Tieto faktúry si pravidelne sťahuje do programu Podvojné účtovníctvo OMEGA účtovná firma, ktorá mi spracováva účtovníctvo a taktiež pre mňa eviduje digitálne účtovníctvo, tzn. doklady archivuje elektronicky, nie papierovo. Účtovná firma využíva KROS Digitálnu kanceláriu, ktorú som si zakúpil spolu s KROS Fakturáciou.
Ako správne nastaviť prístupové práva?
Prístupové práva pre KROS Fakturáciu/KROS Firmu
Vzhľadom na to, že na svoju firmu zakupujem aplikáciu KROS Fakturáciu/KROS Firma, tak sa stávam aj Vlastníkom. Aby mohla moja účtovníčka sťahovať doklady do programu Podvojné účtovníctvo OMEGA, v Nastaveniach v záložke Používatelia ju pridám ako ďalšieho používateľa s prístupovými právami Účtovník. Následne jej príde e-mailom notifikácia, že je prizvaná do mojej firmy v KROS Fakturácii/KROS Firme.
Prístupové práva pre KROS Digitálnu kanceláriu
Keďže som sa rozhodol využívať digitalizáciu účtovníctva, vykonám rovnaké nastavenia aj v KROS Digitálnej kancelárii. Tu taktiež v nastaveniach budem figurovať ako Vlastník KROS Digitálnej kancelárie. Aby účtovníčka po rozúčtovaní dokladov mohla všetky doklady, ktoré disponujú prílohou, odosielať automaticky do KROS Digitálnej kancelárie, pozvem ju ako ďalšieho používateľa s prístupovými právami Účtovník.
Prvé prepojenie KROS Digitálnej kancelárie a programu Podvojné účtovníctvo OMEGA môže v rámci KROS Digitálnej kancelárie vykonať používateľ s akoukoľvek rolou. Avšak, v Podvojnom účtovníctve OMEGA musí byť tento používateľ zaevidovaný ako Správca účtovníctva.
Som majiteľ firmy a používam KROS Fakturáciu na vystavovanie odoslaných faktúr. Webovú aplikáciu som si sám založil a zároveň ju platím pod názvom svojej firmy. Tieto faktúry si pravidelne sťahuje do programu Podvojné účtovníctvo OMEGA účtovná firma, ktorá mi spracováva účtovníctvo. Účtovná firma si však pod svojím IČOM platí KROS Digitálnu kanceláriu, kde eviduje moje doklady elektronicky, nie papierovo.
Ako správne nastaviť prístupové práva?
Prístupové práva pre KROS Fakturáciu/KROS Firmu
V aplikácii KROS Fakturácia som Vlastník evidovaný pod svojou e-mailovou adresou, napr. majitelsro@gmail.com. Aby mohla moja účtovníčka sťahovať doklady do programu Podvojné účtovníctvo OMEGA, pridal som v KROS Fakturácii ďalšieho používateľa pod jeho e-mailovou adresou, napr. uctovnikomega@gmail.com. Priradil som mu prístupové práva Účtovník, aby mal možnosť doklady len sťahovať a nemal možnosť ich editovať.
Prístupové práva pre KROS Digitálnu kanceláriu
Nakoľko si zakúpila aplikáciu KROS Digitálna kancelária moja účtovníčka, stala sa jej Vlastníkom, napr. pod e-mailovou adresou uctovnikomega@gmail.com. Aby som mal prístup k svojim dokladom v digitálnom účtovníctve, ktoré mi vedie, pozve ma ako ďalšieho používateľa, napr. s rolou Správca, pod mojou e-mailovou adresou, napr. majitelsro@gmail.com.
V zozname firiem v aplikácii KROS Digitálna kancelária budem vidieť svoju firmu dvakrát. Ak chcem vstúpiť do svojho digitálneho účtovníctva, ktoré mi vedie moja účtovníčka, vyberiem si svoju firmu s prístupom Správca.
Ako postupuje účtovník v Podvojnom účtovníctve OMEGA?
Aby bolo možné sťahovať doklady z KROS Fakturácie, tak si v programe Podvojné účtovníctvo OMEGA účtovník v menu Evidencia – Účtovné doklady zaklikne voľbu Používať digitálnu kanceláriu. V záložke Fakturácia si vyberie príslušnú firmu, pre ktorú spracováva účtovníctvo s právami Účtovník tak, ako to máme nastavené v KROS Fakturácii.
Keďže účtovná firma eviduje pre svojich klientov Digitálny archív, ktorý im zakladala účtovná firma, nie samotný klient, v záložke Digitálna kancelária si taktiež vytvorí prepojenie, ale už s prístupovými právami Vlastník.
Týmto nastavením zabezpečíme, že sa budú doklady korektne sťahovať z KROS Fakturácie do účtovníctva. Po rozúčtovaní dokladov sa následne všetky doklady korektne odošlú do KROS Digitálnej kancelárie. Obaja účastníci, t. j. majiteľ aj účtovník, môžu navzájom nahliadať do KROS Fakturácie a taktiež do KROS Digitálnej kancelárie.