Načítanie bločkov do aplikácie
Do KROS Digitálnej kancelárii, časti Účtovné doklady, môžeme bločky nahrať niekoľkými spôsobmi.
Bločky z eKasy môžeme naskenovať a odfotiť cez mobilný telefón. Ak máme bločky uložené vo svojom počítači (buď sme si ich predtým odfotili alebo naskenovali), môžeme ich do aplikácie buď načítať cez možnosť Nahrať doklady alebo zaslať e-mailom na preddefinovanú e-mailovú adresu.
Načítať môžeme doklady za nákup tovaru/služieb alebo vrátenie tovaru, doklad za inkaso faktúr či úhradu dobropisov.
Aplikácia sama rozpozná a vyťaží údaje z QR kódu, ktorý bloček z eKasy obsahuje. Ak sa na bločku QR kód nenachádza, resp. je poškodený, údaje vyťaží umelá inteligencia.
- Nahratie bločkov cez mobilný telefón
- Nahratie bločkov z úložiska
- Zasielanie bločkov e-mailom
- Práca s vyťaženými bločkami
Nahratie bločkov cez mobilný telefón
V mobilnom telefóne sa prihlásime do aplikácie KROS Digitálna kancelária https://kancelaria.kros.sk/. Pre jednoduchší prístup v mobilnom telefóne si môžeme stiahnuť aplikáciu.
Fotenie bločkov
Pre načítanie nového bločku klikneme na ikonu fotoaparátu v pravom dolnom rohu.
Sprístupní sa možnosť Odfotiť doklad a bloček odfotíme. V prípade potreby môžeme zachytený snímok pred uložením ešte orezať.
Aj keď sa v QR kóde informácia o spôsobe úhrady nenachádza, aplikácia pomocou umelej inteligencie určí spôsob úhrady. V prípade potreby ho môžeme dodatočne zmeniť. Taktiež môžeme vybrať spôsob zaúčtovania dokladu, teda s akým textom a účtom bude doklad prenesený do Podvojného účtovníctva OMEGA, pridať poznámku alebo nastaviť štítky (SZČP).
Skenovanie bločkov
Po kliknutí na ikonu + v mobilnom telefóne (v pravom dolnom rohu) si môžeme vybrať možnosť Skenovať. Zobrazí sa skener pre QR kód.
- Pred naskenovaním QR kódu si môžeme vybrať spôsob zaúčtovania dokladu, teda s akým textom a účtom bude doklad prenesený do Podvojného účtovníctva OMEGA.
- Nakoľko sa v QR kóde informácia o spôsobe úhrady nenachádza, zvolíme, či pri nákupe prebehla platba v hotovosti alebo platobnou kartou. Doklad sa podľa toho neskôr prenesie do účtovníctva buď do okruhu PD alebo ID.
- Následne naskenujeme QR kód.
- Po jeho zoskenovaní aplikácia ponúkne možnosť odfotiť originál bločku. Ak ho odfotíme, automaticky sa uloží do KROS Digitálnej kancelárie v záložke Účtovné doklady.
Odfotený originál bločku sa v rámci importu dokladov do Podvojného účtovníctva OMEGA alebo Jednoduchého účtovníctva ALFA plus automaticky prenesie do prílohy k danému dokladu. Následne sa príloha automaticky zobrazí aj v časti Archív v aplikácii KROS Digitálna kancelária, pričom získava potrebné legislatívne náležitosti archivovaného dokumentu, tzn. kto a kedy archivoval.
Nahratie bločkov z úložiska
V časti Účtovné doklady nahráme bločky cez možnosť Nahrať doklady.
Po zvolení tejto možnosti sa zobrazí prieskumník, kde vyberieme jeden alebo viac súborov – max. 50 súborov. Následne sa do aplikácie pridá každý súbor samostatne ako nový doklad a automaticky sa k nemu pridá príloha.
Aplikácia sama rozpozná, o aký druh dokladu ide, pričom načítanie bločkov prebieha na základe QR kódu z eKasy alebo prostredníctvom umelej inteligencie. V prípade, ak umelá inteligencia neidentifikuje doklad ako bloček, označí ho napr. ako Nezaradený, následne mu manuálne nastavíme typ dokladu na Bloček.
Podporovaný formát súborov je .pdf, .bmp, .png, .jpg, .jpeg, a .tiff. Každý doklad musí byť v samostatnom dokumente, tzn. nemôže byť zoskenovaných viac bločkov v jednom dokumente. Doklady vo formáte .pdf nesmú byť zaheslované. Podporovaná veľkosť súborov je max. 40 MB.
Zasielanie bločkov e-mailom
V časti Nastavenia – Spracovanie dokladov nájdeme preddefinovanú e-mailovú adresu pre zasielanie dokladov prostredníctvom e-mailu.
Preddefinovanú e-mailovú adresu si môžeme z formulára skopírovať. Pre rýchlejšie použitie odporúčame uložiť si adresu do zoznamu kontaktov vo svojej poštovej schránke. Alebo si môžeme nastaviť automatizované preposielanie e-mailov vo svojom poštovom klientovi.
Aplikácia KROS Digitálna kancelária doklady automaticky spracuje a každú prílohu zaeviduje ako nový záznam.
Ak použijeme všeobecnú e-mailovú adresu, aplikácia sama rozpozná, o aký druh dokladu ide. Načítanie bločkov prebieha na základe QR kódu z eKasy alebo prostredníctvom umelej inteligencie. V prípade, ak umelá inteligencia doklad neidentifikuje ako bloček, označí ho napr. ako Nezaradený, nastavíme mu manuálne typ dokladu na Bloček.
V prípade potreby je možné použiť tiež e-mailovú adresu s prefixom pre bločky, a to pd.jedinecnyemail@bezpapiera.kros.sk.
KROS Digitálna kancelária neprijíma e-maily zaslané na aliasy (alias sa používa na zaslanie jedného e-mailu na viaceré e-mailové adresy naraz). Tzn. e-mail zaslaný na alias, ktorého súčasťou je e-mailová adresa …@bezpapiera.kros.sk, nevie aplikácia spracovať. Bločky je potrebné zasielať na e-mailovú adresu uvedenú v časti Spracovanie dokladov.
Maximálna veľkosť e-mailu je 25 MB. Ak by mal e-mail väčšiu veľkosť, nebude doručený.
Aj v tomto prípade platí, že doklady je možné odosielať vo formáte .pdf, .jpg, .jpeg, .bmp, .tiff alebo .png. Odosielajú sa ako príloha e-mailu. Každý doklad musí byť v samostatnom dokumente, tzn. nemôže byť zoskenovaných alebo uložených viac bločkov v jednom dokumente a doklady vo formáte .pdf nesmú byť zaheslované. Maximálny počet príloh v rámci jedného e-mailu je 20 súborov.
V aplikácii Mail od Macu sa dokumenty alebo obrázky zobrazujú priamo v tele e-mailu, nie v prílohe. Takéto správy nedokáže KROS Digitálna kancelária spracovať, nakoľko číta len dokumenty v prílohe.
Prijaté e-maily KROS Digitálna kancelária automaticky spracuje a pozakladá záznamy v záložke Účtovné doklady, pričom platí:
- Pre každú prílohu z prijatého e-mailu vytvára samostatný záznam.
- Pre obrázky, ktoré boli v tele e-mailu a nie v prílohe, záznam nevytvára.
- Prázdny e-mail bez prílohy ignoruje a nevytvára žiadny záznam.
Práca s vyťaženými bločkami
Po založení záznamu v Účtovných dokladoch začne proces vyťažovania údajov z QR kódu alebo pomocou umelej inteligencie. KROS Digitálna kancelária automaticky načíta tieto údaje:
- partnera,
- číslo dokladu,
- dátum vystavenia,
- dátum dodania,
- sumu spolu aj s rozpisom hladín DPH,
- položky nákupu, ak bol bloček načítaný z QR kódu.
Počas procesu vyťažovania nie je možné dostať sa do dokladu. Až po jeho ukončení je sprístupnená ďalšia práca s dokladom.
Údaje načítané z QR kódu, ktorý bloček obsahuje, sú needitovateľné. Možné je iba nastaviť zaúčtovanie pre Podvojné účtovníctvo OMEGA a meniť spôsob úhrady. Ak používame v Podvojnom účtovníctve OMEGA viac číselných radov (napr. účtujeme viac pokladníc), môžeme v KROS Digitálnej kancelárii konkrétnemu bločku nastaviť iný číselný rad (na obrázku nižšie použitý číselný rad V2), do ktorého bude v účtovníctve importovaný.
Pri bločkoch zaslaných e-mailom, nahratých z úložiska alebo fotením cez mobilný telefón je spôsob úhrady načítaný automaticky pomocou umelej inteligencie, nakoľko QR kód túto informáciu neobsahuje. V prípade potreby ho môžeme dodatočne meniť.
Ak bol bloček platený v hotovosti a dochádza k jeho zaokrúhleniu z dôvodu centového vyrovnania, môže sa Suma spolu zobrazovať podsvietená na červeno. Nie je potrebné a ani možné túto sumu upravovať. Po importe do účtovníctva dôjde automaticky k správnemu zaúčtovaniu bločku i s centovým vyrovnaním.